19. Mai 2021

Weniger Papierverbrauch durch E-Vergabe


Kategorie: Service


Ein Gastbeitrag von:
Andrea Griebler, - Leiterin Projekt eVergabe Andrea Griebler,
Leiterin Projekt eVergabe

Co-Autoren­schaft:
Elisabeth Wagner - Elisabeth Wagner

Mit der Einführung digitaler Prozesse ist oft die Hoffnung auf deutliche Reduzierung des Papierverbrauchs verbunden. Das Projekt eVergabe zur Einführung digitaler Vergaben hat diesen Effekt nun nachgerechnet. Was dabei heraus­gekommen ist und welchen weiteren Nutzen das Projekt im Hinblick auf Geschwindigkeit, Effizienz und Kommunikation erzielen konnte, haben wir hier zusammengefasst.

Mit dem Go-Live der eVergabe im Oktober 2018 wurde die gesetzlich vorgeschriebene Umstellung der EU-weite Ausschreibungen auf Digital erreicht. Nationale Ausschreibungen konnten seitdem ebenfalls elektronisch abgewickelt werden. Seit Anfang 2020 ist das Standard für alle Einkäufe über 2.000 Euro.

Anders als zunächst erwartet, wird auch bei kleineren Vergaben die theoretisch noch mögliche Papieroption inzwischen kaum mehr genutzt. Das hat deutliche Auswirkungen auf den Papierverbrauch.

Stark gesunkener Papierverbrauch

Aber wie genau hat sich die Umstellung auf den Papierverbrauch ausgewirkt? Am Beispiel der Vergabestelle 1 im Direktorium wurde die Entwicklung des Ausdruck-Volumens vom Start des eVergabe-Systems bis zum vierten Quartal 2020 nachverfolgt und mit der Zeit davor verglichen.

Insgesamt 3.588 Vergaben hatte es hier in diesem Zeitraum gegeben. An der Kurve des folgenden Bildes erkennt man trotz organisatorisch bedingter Schwankungen: Die Ausdrucke sind deutlich gesunken. Und das liegt nicht etwa nur an der vermehrten Arbeit im Homeoffice, wie Beschäftigte in der eVergabe einhellig betonen. Vielmehr gebe es einfach keinen Grund mehr für Papier im Vergabeprozess. Das noch vorhandene Drucken fällt für andere Zwecke an.

Grafik eVergabe Papierverbrauch

Entwicklung des Papierverbrauchs nach Go-Live der eVergabe, Quelle: LHM

Effekte des gesunkenen Papierverbrauchs auf die Ökobilanz

Welche Auswirkung der gesunkene Papier-Verbrauch auf die Ökobilanz in der Vergabestelle hat, hat das IT-Controlling anschließend errechnet. Basis war das in der Stadtverwaltung fast ausschließlich verwendete Recyclingpapier. Verglichen wurden dabei beispielsweise die zweiten Quartale in den Jahren 2019 und 2020:

  • 2019 wurden in diesen drei Monaten 51.604 Blatt gedruckt, was einem Verbrauch von 310 Kilo Holz, 5.264 Liter Wasser und 1.084 Kilowatt Strom entspricht. Der CO2-Ausstoß betrug 206 Kilogramm.
  • 2020 waren es im gleich Zeitraum nur mehr 28.115 Blatt. Der Verbrauch sank dadurch auf 169 Kilogramm Holz, 2.868 Liter Wasser und 590 Kilowatt Strom, der CO2-Ausstoß auf 112 Kilogramm.

Ein ebenso großer Effekt ist für den Papierverbrauch auf der Seite der Bietenden anzunehmen. Schließlich müssen auch sie kein Papier mehr produzieren, unterschreiben und verschicken.

Für eine Stadt, die sich konsequente Nachhaltigkeit bis hin zur Klimaneutralität auf die Fahnen geschrieben hat, ist das ein wirklich erfreuliches Ergebnis!

Ein Plus an Schnelligkeit, Effizienz und Service

Im Abschlussbericht des Projekts, den CDO Thomas Bönig dem IT-Ausschuss heute am 19. Mai bekannt gab, sind viele weitere Vorteile der eVergabe gelistet. Der gesamte Prozess ist jetzt digital. Eine revisionssichere elektronische Vergabeakte steht automatisch zur Verfügung. Selbst das Vier-Augen-Prinzip und die Freigabe durch Führungskräften funktionieren elektronisch. Unterschriften sind dokumentierten digitalen Freigaben gewichen.

Laut Christian Mairgünther, Leiter der Vergabestelle 3, die für alle Beschaffungen des IT-Referats zuständig ist, geht es jetzt bei Bestellungen sogar oft schneller als früher:

Fristen haben ‚angemessen‘ zu sein und können nun auf Grund der ausschließlichen elektronischen Kommunikation kürzer angesetzt werden. Zudem fallen die Postlaufzeiten für die Bietenden zum Beispiel bei der Angebotsabgabe weg.​

Weitere Pluspunkte, die nach außen sichtbar werden: Das eVergabe-System steht den Bietenden Tag und Nacht an sieben Tagen die Woche zur Verfügung. Mit deutlich über 99 Prozent ist die geforderte hohe Verfügbarkeit erreicht. Ausfallzeiten begrenzen sich fast ausschließlich auf das vorher angekündigte Einspielen von Updates. Der integrierte Berichtsmanager liefert auf Knopfdruck Auswertungen, wie sie beispiels­weise vom Bundeswirtschafts­ministerium oder vom Stadtrat angefordert werden.

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