Ein Jahr eVergabe! Wie es funktioniert und eine Einladung zum Anmelden

Von Lieferungen über Agenturen bis hin zu Bauleistungen, eine Großstadt wie München beauftragt regelmäßig Unternehmen. Also einfach eine Shoppingtour im Internet? So einfach geht das nicht! Denn hier gelten klare gesetzliche Vorgaben und städtische Regelungen. Seit genau einem Jahr unterstützt die IT der Landeshauptstadt alle öffentlichen Vergaben, mit einer eVergabe-Lösung. Im Video zeigen wir wie es funktioniert und laden neue Bieterinnen und Bieter zum Mitmachen ein:

Alle öffentlichen Auftraggeber sind verpflichtet, Vergaben ab bestimmten Auftragsvolumina EU-weit auszuschreiben. Das gilt derzeit für Liefer- und Dienstleistungen ab 221.000 Euro und für Bauleistungen ab 5.548.000 Euro. Seit 18. Oktober 2018 gilt hierfür ein elektronisches Verfahren als Standard. Öffentliche Auftraggeber sollen

ihre EU-weiten Vergaben elektronisch veröffentlichen,
die Kommunikation mit Bietern und Lieferanten elektronisch führen und
die elektronische Annahme von Angeboten ermöglichen.

Nach einer Übergangsfrist zur Einarbeitung in das neue eVergabe System, wird dieses ab dem 1. Januar 2020 für alle Ausschreibungen eingesetzt.

Erfolgreicher Start nach neun Monaten

Nach umfassenden Vorbereitungen und der Systembeschaffung hatte das Projektteam eVergabe nur neun Monate Zeit, um die Vergabeplattform und das damit verbundene Managementsystem auf die Beine zu stellen. Dabei gab es unter anderem die folgenden Herausforderungen zu bewältigen:

Der Starttermin 18. Oktober 2018 stand unverrückbar fest. Denn er war gesetzlich vorgegeben. Das Motto lautete daher: „Geht nicht – gibt’s nicht.“
Die Vergabeverfahren bei der Stadt München sind inhaltlich sehr unterschiedlich. Dennoch musste ein Prozess gefunden werden, der sowohl technisch abzuwickeln war, als auch alle Eventualitäten abdeckte.
Über 300 Beschäftigte in 17 Referaten und Eigenbetrieben der Stadt mussten professionell geschult, etwa 15.000 Anbieter mit den erforderlichen Information versorgt werden.

Doch das Team hat es geschafft und der Landeshauptstadt München steht seit genau einem Jahr die Vergabeplattform unterhttps://vergabe.muenchen.de zur Verfügung.

Sprints zum Nachtbriefkasten sind Vergangenheit

Seit dem Oktober letzten Jahres führt die eVergabe nun die Beteiligten Schritt für Schritt durch den Ausschreibungsprozess. Projektleitung A. Griebler erklärt, dass bisher alles nahezu reibungslos funktioniert und das System den Bieterinnen und Bietern etliche Erleichterungen einbringt:

Im Online-Verfahren der eVergabe ist beispielsweise die Gefahr wesentlich geringer, dass jemand etwas vergisst und das Angebot letztendlich ungültig ist.

Auch der elektronische Stempel für die Angebotsabgabe ist ihrer Erfahrung nach sehr hilfreich. Sprints zu Nachtbriefkästen kurz vor Fristende und banges Warten auf die Eingangsbestätigung sind damit Vergangenheit. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren ebenfalls von der durchgängigen, systemgestützten Dokumentation. So lässt sich die Korrektheit von Ausschreibungen und Entscheidungen bei Fragen schnell belegen.

Jetzt registrieren!

Wenn zum Jahresende die Übergangsfrist ausläuft und alle Vergaben über das System elektronisch abgewickelt werden, kommen viele Anbieter, darunter viele kleinere Betriebe, neu hinzu. Wie Sie sich jetzt schon für die eVergabe registrieren können, zeigt unser neues Video:

Natürlich gibt es in kleineren Betrieben selten Beschäftigte, die sich ausschließlich um Vergaben der öffentlichen Hand kümmern und dahingehend besonders viel Erfahrung und Expertise haben. In der Regel trifft das nur auf Großunternehmen zu. Dennoch ist A. Griebler zuversichtlich, dass die Neuerung durch das elektronische System für alle als hilfreich empfunden werden. Das eVergabe-Projektteam wird auch diese Umstellung professionell vorbereiten und die damit verbundenen Herausforderungen meistern.

Jetzt gilt es, dies auch auszuprobieren! Mehr Informationen zur e-Vergabe und den Link zur Vergabeplattform der Landeshauptstadt München gibt es hier:

weitere Informationen zur eVergabe

direkt zur Vergabeplattform