Digitale Austauschplattform für Nachwuchskräfte

Der Austausch zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadt München findet seit knapp einem Jahr auch im Social Intranet „WiLMA“ statt. Nun hat WiLMA Zuwachs bekommen und eine digitale Austauschplattform speziell für Auszubildende und Studierende wurde geboren: Herzlich willkommen Willi.

Die Landeshauptstadt München hat derzeit circa 40.000 Beschäftigte. Beinahe 3.000 davon sind aktuell Nachwuchskräfte in insgesamt 36 verschiedenen Fachrichtungen. Mit Willi gibt es nun eine interne Plattform, die den Austausch und die Vernetzung zwischen den Studierenden und Auszubildenden fördern soll. Die Idee brachten Alexandra Franz und Wiebke Harenberg, beide selbst Studentinnen im Bereich Public Management, beim ersten FutureCamp im Juli 2018 spontan ein. Nun etwa ein Jahr später steht die Plattform tatsächlich kurz vor dem GoLive. Wie genau es dazu kam, berichten die beiden hier im Beitrag:

Wie alles begann: Die spontane Idee auf dem FutureCamp

Das FutureCamp fand erstmalig 2018 in den Räumlichkeiten von Microsoft im Münchner Norden statt. Rund 250 Nachwuchskräfte der Stadt München kamen an diesem Tag zusammen, um verschiedene Themen im Rahmen der „Digitalisierung“ und “Arbeitgeberattraktivität” zu diskutieren und erste Ergebnisse zu erarbeiten. Aus den insgesamt 25 Sessions wählten alle Teilnehmenden dann die drei wichtigsten Ideen aus, um sie dem Stadtrat vorzustellen.

Die Idee trägt Früchte: Marco Lanzano und Wiebke Harenberg präsentieren das Ergebnis beim FutureCamp 2019, Foto: vonderschaumedia

Den Einfall zu Willi hatten wir an diesem Tag sehr spontan. Es fiel uns gleich zu Beginn des Events auf, dass zum ersten Mal seit der Auftaktveranstaltung unseres Ausbildungsjahrgangs (die dann auch schon fast ein Jahr her war) Nachwuchskräfte aller Studien- und Ausbildungsrichtungen an einem Ort vertreten waren, um sich auszutauschen. Und da dieser Tag vor allem auch dem Thema „Digitalisierung“ gewidmet war, kam uns die Idee für einen Pitch zum Thema „Austausch zwischen Nachwuchskräften“. Der Zuspruch war groß und während unseres Pitches, der aufgrund der Spontanität eher einem gemeinsamen Brainstorming ähnelte, kamen wir zu dem Ergebnis:

Wir brauchen einen virtuellen Raum nur für Nachwuchskräfte ohne Einfluss der Ausbildungsabteilung, um uns über Praktikumsstellen austauschen, Informationen suchen und uns für die Zeiten außerhalb des Arbeitens verabreden zu können – auch Jahrgangs- und Fachrichtungsübergreifend. Denn München ist zwar groß und bietet viele Möglichkeiten, neue Leute zu treffen, allerdings lernt man selten jemanden aus dem gleichen Jahrgang kennen.

Auf geht’s Willi!

Zwar waren wir beim FutureCamp nicht unter den drei Gewinnerpitches, aber die Idee wurde anschließend durch das IT-Referat weiter angestoßen. So überraschte uns im November eine Nachricht von Christoph Gernhäuser, Teamleiter im Gesamtstädtischen Webmanagement, bei dem auch das Social Intranet WiLMA (Wissensdatenbank der Landeshauptstadt München für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) zu Hause ist. Er hatte von unserer Idee gehört und schlug uns vor diese gemeinsam umzusetzen.

Schon kurze Zeit später kam es zu einem persönlichen Treffen. Mit tatkräftiger Unterstützung des Teams und vor allem der dort beschäftigten Nachwuchskräfte, konnten wir mit der Umsetzung von Willi starten. Wir entschieden uns für einen geschützten Bereich, nur zugänglich für Nachwuchskräfte, im bereits vorhandenen Intranet WiLMA. Als Social Intranet ist es für unsere Idee sehr gut eignet. Bei der Ausarbeitung wurde auch die Gesamtjugend- und Auszubildendenvertretung (GJAV) mit eingebunden. Besonders der Bereich, bei dem es um ein konkretes Stimmungsbild über die Praktikumsstellen geht, bringt viel Arbeit und Kooperationen mit diversen Stellen mit sich. Die GJAV kann hier als Koordinator und Mediator unterstützen. Auch IT-Referent und CDO Thomas Bönig war nach einer Präsentation im März begeistert.

Neben dem Austausch über die Ausbildungsplätze können sich die Nachwuchskräfte in Willi vernetzten und über aktuelle Themen diskutieren. Dabei haben sie die Chance selbst in Foren und Blogs aktiv zu werden. Außerdem finden sie viele Informationen und Dokumente für ihre Ausbildung.

Teamwork – GJAV-Vorsitzender Julien Chauve, die Ideengeberinnen Alexandra Franz und Wiebke Harenberg und Marco Lanzano aus dem IT-Referat (von links)

Die Plattform sollte natürlich auch dem Motto „von Nachwuchskräften für Nachwuchskräfte“ treu bleiben! Daher war es uns wichtig, alle unsere Studierenden und Auszubildenden einzubeziehen. Dazu startete im Mai eine Umfrage über den Namen. Als eindeutiger Sieger ging „Willi“ hervor.

Willis Auftritt vor großem Publikum

Studentin Vanessa Znidaric stellt Willi bei der Jugend- und Auszubildendenversammlung vor.

Der Juni 2019 stand ganz im Zeichen von Willis ersten Gehversuchen. Am 6. Juni gab es dank der Einladung von Thomas Bönig die Möglichkeit, dem IT-Ausschuss des Stadtrats erstmalig die Plattform anhand eines Live-Durchgangs zu präsentieren. Die Resonanz war durchweg positiv und insbesondere die Rückmeldung des Personalreferenten Dr. Alexander Dietrich bestätigte die Ursprungsidee in ihrer Wichtigkeit. Am 19. Juni hatte Willi dann seine Premiere vor Nachwuchskräften. Bei der Jugend- und Auszubildendenversammlung der GJAV konnte man sich auf einem Tablet durch die Plattform klicken und uns Feedback zu den einzelnen Bereichen geben. Feedback konnten wir auch beim FutureCamp 2019 in den ADAC-Räumlichkeiten am 29. Juni sammeln.

Wir wollten zeigen, dass gute Ideen durchaus eine Chance haben, umgesetzt zu werden und Nachwuchskräfte die Möglichkeit, ihre Startverwaltung selbst mitzugestalten.

Wie geht’s weiter?

Im nächsten Schritt bekommt Willi ein Gesicht. Dank eines Aufrufes der GJAV wurden Logo-Entwürfe eingereicht, über welche die Nachwuchskräfte in WiLMA wieder selbst abstimmen können. Planmäßig soll die Plattform nach der Sommerpause, zum kommenden Ausbildungs- und Studienbeginn, im September 2019 online gehen und damit für alle Nachwuchskräfte zugänglich sein.

Wir vom Team Willi hoffen, dass die Austauschplattform fleißig genutzt wird und in Zukunft die Verbindungen zwischen Ausbildungs- und Studiengängen, neuen und alten Nachwuchskräften, originalen und frischen Münchner Kindl stärken kann.