Digitalisierung des Personal- und Organisationsmanagements

Die Referate und Eigenbetriebe haben ihre Unterstützung bei der weiteren Modernisierung des stadtweiten Personal- und Organisationsmanagements zugesagt. Alle Bereiche der Verwaltung arbeiten zusammen, um in ihrer Vielfalt als moderne und attraktive Arbeitgeberin aufzutreten – als #TeamStadtMünchen.

In den kommenden zehn Jahren gehen mehr als 7.500 städtische Beschäftigte in Ruhestand. Der Arbeitskräftemangel nimmt auch in der Verwaltung und den kommunalen Unternehmen stetig zu. Das Schaffen neuer Stellen ist wenig zielführend, weil nicht alle dieser Stellen besetzt werden können. Die Lösung: mehr Effizienz, starker Fokus auf die die eigene Ausbildung und weitreichende Digitalisierung für alle.

„Auch in der Verwaltung müssen wir regelmäßig Dinge überprüfen und verbessern. Das ist die Aufgabe unserer Querschnittsreferate, wie POR und IT-Referat. Sie arbeiten intensiv daran, Verwaltungsprozesse zu optimieren, Doppelstrukturen zu beseitigen und die Verwaltung zukunftsfähig zu machen, immer im Interesse der Bürgerinnen und Bürger. Der Stadtrat unterstützt diese Projekte mit großer Mehrheit. Als Chef der Verwaltung erwarte ich, dass die gesamte Stadtverwaltung diesen Prozess konstruktiv begleitet und als Chance begreift.“

Dieter Reiter, Oberbürgermeister, Landeshauptstadt München

„Eine gut funktionierende Verwaltung hält die Stadt zusammen. Dazu braucht es sinnvolle Strukturen, klare Abläufe und die richtigen Leute an den richtigen Stellen. Am besten läuft es, wenn es so einfach wie möglich ist und digital. Wir beseitigen Hindernisse und unnötige Bürokratie. Damit sich die Verwaltung nicht mit sich selbst beschäftigen muss, sondern für die Menschen in dieser Stadt da sein kann. So schaffen wir bei der Stadt ein attraktives Arbeitsumfeld und unsere Beschäftigten können sich auf das Wesentliche konzentrieren.“

Andreas Mickisch, Personal- und Organisationsreferent, Landeshauptstadt München

„Erfolgreiche Digitalisierung ist weit mehr als nur analoge Prozesse in Software abzubilden. Das Programm neoHR zeigt sehr gut, wie effektiv es ist, wenn zwei Querschnittsreferate ihre Kompetenzen bündeln. Uns geht es darum, alle neuen Möglichkeiten zu nutzen, um Prozesse zu vereinfachen und serviceorientierter zu gestalten. Die vielfältigen Anwendungen, die im Zusammenhang mit neoHR entstanden sind und entstehen, zeigen eindrucksvoll, wie gut das gelingen kann.“

Dr. Laura Sophie Dornheim, IT-Referentin, Landeshauptstadt München

Das Personal- und Organisationsreferat (POR) und das IT-Referat sorgen gemeinsam mit digitalen Lösungen für mehr Effizienz und Benutzerfreundlichkeit in der Personalverwaltung. Ziel ist es, möglichst viele Vorgänge erheblich zu beschleunigen und papierlos zu gestalten.

Workforce Management: Das Workforce Management (WFM) ersetzt die veralteten Stempelkarten und Papieranträge. Das reduziert den Papierverbrauch enorm und spart allen Beschäftigten, Führungskräften und Personalstellen viel Zeit. Aufgaben wie die Berechnung, Überprüfung und Kontrolle von Stempelkarten, das Einreichen und Bearbeiten von Urlaubsanträgen erfolgen digital. Bis Ende 2023 werden alle Bereiche der LHM im Geltungsbereich der DV-Flex mit dabei sein. Im November kommt die neue WFM-App in der Version 2.0 und macht die Anwendung noch einfacher.

Talentmanagement Suite: Die Talentmanagement Suite (TMS) leistet als neue IT-Gesamtlösung für ein modernes Personalmanagement einen entscheidenden Beitrag zur Digitalisierung. Bisher papiergebundene Prozesse können digital durchgeführt und dokumentiert werden. Mit dem Modul Digitale Personalgewinnung können seit April 2023 Stellenbesetzungen digital auf den Weg gebracht werden. Die TMS begleitet künftig den Berufsalltag aller städtischen Kolleg*innen von der Bewerbung über das Onboarding bis zum Eintritt in den Ruhestand.

Digitaler Fahrkostenzuschuss: Der digitale Antrag auf Fahrkostenzuschuss ersetzt den bisherigen Antrag in Papierform und ermöglicht eine erhebliche Einsparung von Arbeitszeit und Ressourcen. Rund 17.000 Beschäftigte stellen jährlich einen Antrag auf Fahrkostenzuschuss, der damit zu den am häufigsten genutzten Anträgen der LHM zählt. Die neuen digitalen Anträge lassen sich wesentlich effizienter bearbeiten. Bewährungsprobe war der Start des DeutschlandticketJob im Mai 2023 mit einer großen Anzahl von Anträgen, die in kurzer Zeit bearbeitet werden konnten.

Digitaler Reiseantrag: Das Beantragen von Dienstreisen und Fortbildungen außerhalb der Stadtverwaltung war in der Vergangenheit sehr zeit- und ressourcenintensiv. Der Prozess erforderte eine große Menge an Papierdokumenten. Mit der Einführung des digitalen Reiseantrags ändert sich das. Alle erforderlichen Informationen können nun schnell und einfach in ein digitales Formular eingegeben werden. Benötigte Dokumente können direkt hochgeladen werden, bei Bedarf startet ein automatisierter Workflow. Innerhalb weniger Tage ist der Antrag vollständig genehmigt und die Tickets können bestellt werden.

Bankverbindung ändern: Seit Mai 2023 haben alle Beschäftigten die Möglichkeit, ihre Bankverbindung für die Gehaltsüberweisung bequem online im Self-Service zu aktualisieren. Jährlich werden stadtweit rund 5.500 Änderungen der Bankverbindung vorgenommen. Der neue digitale Self-Service spart nicht nur Zeit und Papier, sondern reduziert auch den Verwaltungsaufwand erheblich. Das umständliche Ausfüllen, Weiterleiten, Bearbeiten und Ablegen von Formularen gehört der Vergangenheit an.

Personalservice-Portal: Die digitalen Services werden zukünftig in das neue Personalservice-Portal der Landeshauptstadt integriert. Auf diesem neuen und eigenständigen Portal können künftig alle Beschäftigten ihre digitalen Personaldienstleistungen möglichst einfach im webbasierten Self-Service nutzen. Dazu gehören beispielsweise das Aus- und Fortbildungsmanagement, der digitale Entgeltnachweis, der digitale Reiseantrag, der digitale Fahrkostenzuschuss sowie später auch Anträge zu Mutterschutz, Elternzeit, Teilzeit, Beurlaubung und Nebentätigkeit. Das Portal ermöglicht den Zugriff von zu Hause und über mobile Endgeräte. Ein speziell konfigurierter Chatbot wird die Nutzer*innen unterstützen. Die Umsetzung erfolgt schrittweise bis Ende 2025.