31. Juli 2020

SOWON – Digital zum Dach über dem Kopf


Kategorie: Service


Ein Gastbeitrag von:
Thomas Klimm, - Abteilung Soziale Wohnraumversorgung im Amt für Wohnen und Migration, Sozialreferat Thomas Klimm,
Abteilung Soziale Wohnraumversorgung im Amt für Wohnen und Migration, Sozialreferat

Co-Autoren­schaft:
Christiane Langenwalder, - Büro der Leitung des IT-Referats Christiane Langenwalder,
Büro der Leitung des IT-Referats

Die Stadt München hat einen Bestand von etwa 87.000 Wohnungen, die über das Amt für Wohnen und Migration im Sozialreferat vergeben werden – darunter 45.000 geförderte. Von diesen Wohnungen können jährlich ungefähr 3.500 neu belegt werden. Bürgerinnen und Bürger, die einen Antrag auf eine geförderte Wohnung stellen wollen, können dies per SOWON komplett online tun.

Die Daten sollen laufen – nicht die Bürgerinnen und Bürger

Endlich der persönliche Termin beim Amt und dann das: eine wichtige Unterlage zur Antragstellung fehlt. Und schon verzögert sich die Bearbeitung.

Varianten dieser Fälle mit Wartezeiten für Bürgerinnen und Bürger aber auch die Beschäftigten im Sozialreferat kann man sich leicht vorstellen. Dies multipliziere man mit 30.000 Wohnungsanträgen, die in München jährlich neu gestellt werden. Die Zeit für eine digitale Lösung war mehr als gekommen. Auch ob man überhaupt die Chance auf eine geförderte Wohnung hätte, lässt sich ab sofort ebenfalls online prüfen.

SOWON – SOziales Wohnen ONline

Unter der Adresse www.sowon-muenchen.de stehen die Services rund um die Wohnungsvergabe digital zur Verfügung. Mit der Digitalisierung des Wohnungsantrags und der Prüfung zur Berechtigung steht nun der gesamte Prozess für das soziale Wohnen online bereit.

Man wird durch den Prüfungsprozess geführt und mit Fragen und Hilfen über die notwendigen Angaben aufgeklärt. Auch über das Smartphone oder Tablet steht dieser Weg bereit. Benötigte Unterlagen (zum Beispiel Mietvertrag, Gehaltsabrechnung oder Schwerbehindertenausweis) können auch auf diesem Weg fotografiert und hochgeladen werden. Dank des digitalen Verfahrens kann die Antragstellung zu jedem Zeitpunkt unterbrochen, gespeichert und wieder aufgenommen werden.

Die Prüfungszeit zur Berechtigung lässt sich so um mehr als die Hälfte verkürzen. Bei den erwähnten 30.000 jährlichen Wohnungsanträgen eine enorme Zeitersparnis und Entlastung für die Sachbearbeitung. Sozialreferentin Dorothee Schiwy ist überzeugt:

Bürgerinnen und Bürger können sich über den „Wohnungsantrag online“ von zu Hause aus über das Internet für eine geförderte Wohnung registrieren. Dieses Verfahren ist deutlich schneller und stellt auch sicher, dass alle notwendigen Unterlagen vor dem Absenden vorliegen. Die Wohnungssuchenden können zudem besser nachvollziehen, wie die Bewertung ihrer Dringlichkeit zustande gekommen ist. In Summe ist das neue Online-Verfahren damit schneller, einfacher und transparenter – ein gelungenes Beispiel für Digitalisierung.

Geschäftsprozesse: erst prüfen, dann Software entwickeln

Bestehende, analoge Prozesse unverändert zu digitalisieren, funktioniert in der Regel nicht. Deshalb ging dem eigentlichen Software-Entwicklungsprozess von SOWON eine Analyse der Geschäftsprozesse voraus, in der die Sachbearbeiter-Logik kritisch betrachtet und neu strukturiert wurde. Das hat sogar zu neuen Dienstanweisungen geführt. Dieser verbesserte Prozess war dann der Ausgangspunkt für die Software-Entwicklung, die den Wohnungsantrag online an das Fachverfahren WIM (Wohnen in München) anschloss.

SOWON_Anmeldung_Screenshot

SOWON – SOziales Wohnen ONline – jetzt auch mit dem Smartphone möglich, Quelle: sowon-muenchen.de

Die Beschäftigten sollten von Anfang an in den Prozess einbezogen sein, um eine Identifikation mit der neuen Software und dem veränderten Geschäftsprozess zu garantieren. Der Schlüssel dafür war eine agile Vorgehensweise – von der Konzeption bis zur Umsetzung. Als Methode wählte man Scrum.

Das Projektteam selbst war interdisziplinär aufgestellt, was auch entscheidend für den Erfolg war: Expertinnen und Experten des Fachbereichs, des Anforderungsmanagements sowie Scrum Master des Sozialreferats mit Support durch die städtische Beratungsgesellschaft digital@M und den digitalen Service- und Technologieprovider it@M sowie Unterstützung der externen Entwicklungsagenturen Accso und Adesso bildeten das Team.

Allen Beteiligten war wichtig, dass nicht an den Bedürfnissen der Anwendenden vorbei entwickelt wurde. Daher holte man beständig Feedback ein – von der Sachbearbeitung bis zu den Nutzenden. Per Interviews konnten diese wertvolle Tipps zur Anwendung geben. Das Feedback wurde dann direkt bei der Produktentwicklung berücksichtigt.

Für die städtischen Beschäftigten wird die neue Software in angepasster Weise zur Verfügung gestellt, um die Antragsprüfung für städtische Wohnungen durchzuführen. Eine Integration in das Social Intranet auf den Seiten des Personal- und Organisationsreferates wird zeitgleich aktiviert.

Der neue Online-Service will helfen, die Stadt München noch attraktiver zu machen, insbesondere vor den Herausforderungen, die mit Wohnraum in München verbunden sind.

Über den Gastautor

Thomas Klimm leitet die Fachsteuerung „Wohnen“ in der Abteilung Soziale Wohnraumversorgung im Amt für Wohnen und Migration, Sozialreferat. Die Fachsteuerung „Wohnen“ ist für die fachlichen Vorgaben und Regelungen hinsichtlich Registrierung und Vergabe von gefördertem Wohnraum zuständig. Für das Projekt „SOWON – Wohnungsantrag Online“ wurden hier die fachlichen Anforderungen definiert.

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