Digital Government
Aufgrund der Vielfalt und Komplexität des Handlungsfeldes werden drei Handlungsschwerpunkte unterschieden.
Maßnahmen
Ziele des Handlungsfeldes
Maßnahmen
Eine App-Strategie legt fest, wie mit gemeinsamen Standards und einem angepassten Vorgehensmodell zu einem positiven Nutzererlebnis für Bürgerinnen und Bürger auf mobilen Endgeräten beigetragen werden soll. Ziel ist es, die Integration und Konsistenz der verschiedenen Dienste der LHM zu verbessern und somit eine Grundlage für attraktive Angebote der Stadtverwaltung und Tochtergesellschaften zu schaffen. Die Rolle der München App im App-Ökosystem des Stadtkonzerns wird geschärft. Sie verbindet allgemeine München-Informationen und andere städtische Angebote mit einem mobilen Zugang zu den Online-Services der LHM.
Das Angebot wird laufend erweitert und hinsichtlich Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit optimiert.
Umsetzungszeitraum: 2020-2025
Der verständige, selbstbewusste und souveräne Umgang mit Daten in einer datenorientierten Welt erfordert eine neue und vielfältige Kompetenz, die Datenkompetenz, um die Interessen der Individuen, der Stadtverwaltung und der Stadtgesellschaft beim Umgang mit Daten wahren und vertreten zu können ("Data Literacy als Basiswissen"). Der bewusste Umgang mit den eigenen Daten ist hier genauso wichtig wie der kritische Umgang mit Daten Dritter, sowohl bei deren Bewertung wie auch ihrer Anwendung. Die LHM identifiziert diesen Datenkompetenzbedarf, erarbeitet in dieser Domäne die erforderlichen Schulungen und vermittelt das Wissen und die Fertigkeiten zum Umgang mit Daten dann zügig allen Mitarbeitenden der LHM.
Für die spezifische Bearbeitung und Nutzung von Daten (Datenanalyse, Datenvisualisierung, datenbasierter Simulation) ist die Identifikation und Etablierung notwendiger spezialisierter Berufsbilder erforderlich. Hierzu identifiziert und definiert die LHM die notwendigen Kompetenzen und Rollen und evaluiert die Bedarfe der LHM und wie sie gedeckt werden können in einem Konzept zur Umsetzung.
Umsetzungszeitraum: 2021-2025
Die Maßnahme beinhaltet den Aufbau eines Kompetenzschwerpunkts für User Experience (UX) innerhalb der LHM, um eine nutzer*innenzentrierte Arbeits- und Denkweise zu etablieren. Dies umfasst die Umsetzung von Schwerpunkten in den Bereichen Organisation, Standardisierung, Lösungsberatung und Weiterbildung, sowie die Einrichtung eines Competence Centers (UXCC) für fundierte Expertise im Bereich User Experience Design.
Ein Competence Center (UXCC) wird eingerichtet, um Expertise zu bündeln und operativen Einfluss auf die Entwicklung digitaler Leistungen zu nehmen. Zudem wird ein übergreifendes Controlling und Steuern zur Bestimmung des UX-Reifegrades und zur Festlegung des Entwicklungspfades organisatorisch verankert. Standardisierte Vorgehensweisen sollen sukzessive erprobt und in die IT-Lösungsentwicklung integriert werden. Weiterbildungen sollen den nutzer*innenzentrierten Denkansatz bestärken. Eine transparente und direkte Zusammenarbeit zwischen den handelnden Einheiten von Theorie und Praxis sowie die Einbeziehung von Expert*innen und Communities of Practice sind ebenfalls vorgesehen.
Von dieser Maßnahme profitieren die Münchner*innen, Unternehmen und Mitarbeitende der LHM. Indem digitale Angebote besser an ihre Bedürfnisse angepasst werden, erhöhen sich ihre Zufriedenheit und Effizienz bei der Nutzung digitaler Services. Zudem werden die internen Arbeitsprozesse verbessert, um eine noch höhere Erfolgsquote bei der Entwicklung und Implementierung digitaler Lösungen zu schaffen.
Diese Maßnahme ist wichtig, um sicherzustellen, dass digitale Angebote konsequent an den Bedürfnissen von Münchner*innen, Unternehmen und Mitarbeitenden ausgerichtet sind. Eine nutzer*innenzentrierte Gestaltung verbessert die Effektivität der digitalen Services, was zu messbar höherer Zufriedenheit und Akzeptanz führt.
Umsetzungszeitraum: 2025-2028
Der intensive Umgang mit Daten, insbesondere in Verbindung mit dem Einsatz von automatisierenden Algorithmen und Künstlicher Intelligenz birgt große Potenziale. Gleichzeitig stellen sich hier zahlreiche ethische und rechtliche Fragen. Wichtige Herausforderungen ergeben sich bezüglich des Schutzes von Individuen, der Wahrung des gesellschaftlichen Zusammenlebens, der Sicherung und Förderung des Wohlstands im Informationszeitalter sowie für die Gewährleistung der grundgesetzlich verfassten Werte. Auch beim Einsatz von KI müssen staatliches Handeln und Verwaltungsentscheidungen transparent und nachvollziehbar bleiben, um das Vertrauen der Bürger*innen zu genießen.
Ein Datenethikkodex soll hierauf Antworten geben und Leitlinien vorgeben, um den Umgang mit den öffentlichen und nicht-öffentlichen Daten im Stadtkonzern zu leiten, damit sie rechtskonform und sicher und im Sinne der Stadtgesellschaft und Mitarbeitenden ethisch korrekt und angemessen genutzt werden können. So sollte dieser Kodex unter anderem stadtweite Vorgaben zu Künstlicher Intelligenz (Machine Learning) umfassen.
Im Rahmen dieser Maßnahme werden vorhandene Kodizes gesichtet und bezüglich Verbindlichkeit und Anwendbarkeit für die LHM geprüft, konkrete Inhalte des LHM Datenethikkodexes definiert, mit relevanten Akteur*innen abgestimmt und für die LHM beschlossen.
Umsetzungszeitraum: 2022-2024
Der Umgang mit Daten ist vielfach durch gesetzliche Regelungen bereits vorgeschrieben. Im Zusammenhang mit neuen digitalen Technologien, wie beispielsweise "künstlicher Intelligenz" ergeben sich jedoch weitere Fragestellungen, die zum Teil noch nicht eindeutig geregelt sind. Der Datenethikkodex soll verdeutlichen, welche Werte bei der Entwicklung, aber auch Nutzung solcher Technologien, wie auch dem Umgang mit Daten zu berücksichtigen sind. Verantwortung, Fairness und Transparenz stehen hier im Zentrum, um das Vertrauen aller Bürger*innen sicherzustellen.
Das Dokument wurde erprobt und finalisiert. Es bietet eine Grundlage, um zu sensibilisieren und zu befähigen.
Gemeinsam mit Stadtspitze und Gesamtpersonalrat erarbeitet die LHM eine Digital Charta, die wesentliche Rahmenbedingungen der Digitalisierung für die Beschäftigten beschreibt und Transparenz schafft. Die Beschäftigten sollen die Digitalisierung nicht als Bedrohung, sondern als Chance erleben. Deshalb werden in der Digital Charta Vertrauen schaffende Rahmenbedingungen festgeschrieben: Die Digitalisierung ist kein Projekt zum Personalabbau. Vielmehr wird eine umfassende Qualifizierungsoffensive den Beschäftigten erforderliche neue Kompetenzen vermitteln und Chancen zur Weiterentwicklung bieten. Die Digitalisierung soll auch dazu beitragen, die Inklusion von Menschen mit Behinderungen, eingeschränkter Mobilität oder anderen Benachteiligungen zu fördern.
Umsetzungszeitraum: 2020
Mit dem „Digitalen Zwilling München“ entsteht ein detailliertes virtuelles Abbild der Stadt, basierend auf städtischen (3D-) Geodaten sowie umfangreichen Informationen und Daten der Smart City München, wie zum Beispiel fotorealistischen Darstellungen der Stadt, StreetView-Aufnahmen in 3D, Sensordaten (in Echtzeit und historisiert), statistischen Daten und weiteren Informationen und Daten, die auf die Objekte im Digitalen Zwilling gemappt werden. Der Auf- und Ausbau des Digitalen Zwillings (DZ) und der damit verbundenen Urban Data Platform (UDP) als zentrale Datendrehscheibe des DZ und führende Datenplattform für die Smart City München wird im Rahmen von Förderprojekten und entlang von fachlichen Anwendungsfällen im Kontext Mobilität und Stadtentwicklung gemeinsam mit den relevanten Referaten vorangetrieben.
Schwerpunkte der Arbeiten am DZ und der UDP liegen bei der Erstellung der technischen Grundlagen für den breiten, stadtweiten Einsatz und der langfristigen Stabilisierung des aktuellen Prototypen DZ/UDP als reguläre Dienste innerhalb der bestehenden IT-Landschaft der LHM sowie in der fachlichen und inhaltlichen Weiterentwicklung der Datenbasis sowie der Anwendungsfälle.
Hierfür sind der Ausbau von dedizierten IT-Ressourcen in den Bereichen Entwicklung, Test und Betrieb des DZ/UDP sowie der Aufbau von Fähigkeiten und Kompetenzen im Themenfeld Datenanalyse sowie im Bereich innovativer Visualisierungs- und Simulationsmethoden erforderlich. Dies geschieht nicht zuletzt im Rahmen der Kooperation, die der GeodatenService München mit der TU München abgeschlossen hat.
Die erzielten Ergebnisse und die kontinuierlich wachsenden Fähigkeiten des Digitalen Zwillings der Landeshauptstadt München stehen allen Fachreferaten zur Verfügung und vergrößern Schritt für Schritt den hohen stadtweiten Nutzen des Ökosystems Digitaler Zwilling. Die einheitliche IT-Architektur basiert auf etablierten Standards und ermöglicht somit einen weiteren kontinuierlichen Ausbau der System-Fähigkeiten.
Geschäftsprozesse in den Referaten und Eigenbetrieben der LHM werden überprüft und so optimiert (oder neu gestaltet), dass sie die Vorteile der Digitalisierung bestmöglich nutzen. Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse stellt die Anforderungen von Kund*innen in den Vordergrund. Über Bereichsgrenzen hinweg werden Prozesse aus Kund*innensicht Ende-zu-Ende gestaltet. Parallel werden Digitalisierungspotenziale in Geschäftsprozessen analysiert und Prozesse neu mit dem Fokus auf Standardisierung und Automatisierung gestaltet. Zu diesem Zweck werden durch die Maßnahme Blaupausen für die Neugestaltung von Prozessen erstellt und Pilotprojekte durchgeführt. Priorität liegt auf Prozessen, bei denen ein hoher Nutzen realisiert werden kann.
Umsetzungszeitraum: 2020-2025
Methoden und Werkzeuge für die Gestaltung guter digitaler Prozesse bereitzustellen ist das Ziel dieser Maßnahme. Vor der eigentlichen Digitalisierung von Geschäftsprozessen steht zuerst die Analyse und Anpassung der Prozesse, um diese so effizient und sinnvoll wie möglich zu gestalten.
Mit dem Digitalisierungsgrad für Geschäftsprozesse hat die Maßnahme eine wichtige Grundlage für zukünftige Digitalisierungsprojekte erarbeitet. Sie können mithilfe des Digitalisierungsgrads die Geschäftsprozesse für eine Digitalisierung auswählen, die das höchste Verbesserungspotenzial haben.
Den Referaten und Eigenbetrieben der LHM steht bedarfsorientiert eine Digitalisierungsberatung zur Seite. In den nächsten Jahren sind alle Bereiche der LHM gefordert, die Digitalisierungsstrategie in die Praxis umzusetzen und fortzuschreiben. Dabei gilt es Strukturen und Abläufe kritisch zu hinterfragen und die Verbesserungs-Potenziale digitaler Lösungen zur Neugestaltung von Prozessen wahrzunehmen. Die Digitalisierungsberatung trägt mit technischer und methodischer Expertise zu einem gemeinsamen Vorgehen und Synergieeffekten bei.
Umsetzungszeitraum: 2020-2025
Personen in dieser Rolle unterstützen die Planung und Steuerung der Digitalisierung in den Referaten und Eigenbetrieben der LHM. An der Schnittstelle von Digitalisierungsstrategie, Geschäftsprozessmanagement und Anforderungsmanagement angesiedelt identifizieren und bewerten sie Digitalisierungspotenziale und arbeiten an der Umsetzung und Fortschreibung der Digitalisierungsroadmap in ihrem Bereich. Sie stehen im Austausch mit dem CDO (Chief Digital Officer) der Stadt und dem für die Digitalisierungsstrategie zuständigen Bereich des IT-Referats. Dadurch, dass sie aus dem Geschäftsprozessmanagement-Bereich ihres Referates kommen wird sichergestellt, dass Geschäftsprozessmanagement und Digitalisierung Hand-in-Hand arbeiten und die Aktivitäten der Digitalisierung wie geplant durchgeführt und übergreifende Synergieeffekte genutzt werden. Wesentliche Erkenntnisse aus den Referaten und Eigenbetrieben fließen über sie in die Fortschreibung der Digitalisierungsstrategie ein.
Umsetzungszeitraum: 2021-2025
Die analoge Aktenbearbeitung wird stadtweit durch E-Akten und elektronische Verwaltungsverfahren abgelöst. E-Akten erlauben eine orts- und personenunabhängige Bearbeitung, beschleunigen die Zusammenarbeit und ermöglichen neue, bürgerorientierte Serviceangebote. Bis 2025 wird die elektronische Aktenführung in allen Referaten und Eigenbetrieben der LHM anhand von vier exemplarischen Aktenworkflows eingeführt und die Voraussetzungen geschaffen, um jeweils weitere Workflows zu entwickeln, zu konfigurieren und zur Anwendung zu bringen.
Umsetzungszeitraum: 2021-2025
Elektronische Akten statt Papierakten: Die E-Akte ist ein zentraler Bestandteil der stadtweiten Digitalisierung. Mit ihr lassen sich Arbeitsabläufe und die Kommunikation – speziell die Postein- und -ausgänge – digitalisieren und somit sowohl für Mitarbeitende als auch für Bürger*innen deutlich vereinfachen.
Insbesondere die Digitalisierung der Bestandakten vereinfacht die Arbeitsabläufe enorm. Dadurch beschleunigen sich Abläufe für die Beschäftigen und die für die Bürger*innen erlebbare Servicequalität erhöht sich spürbar.
Mit der Entscheidung für ein Input-Management-System ist die Voraussetzung geschaffen, die Post ab 2025 an allen Poststellen zu digitalisieren. Zukünftig werden die Vorgänge in der E-Akte richtig zugeordnet- damit erfolgt ein weiterer Schritt zur papierlosen Verwaltungsorganisation.
Um Schriftformerfordernisse in digitalen Prozessen beispielsweise im Bereich von Finanzprozessen rechtskonform abzubilden, ist an verschiedenen Stellen der Einsatz der fortgeschrittenen elektronischen Signatur erforderlich. Die Stadt München wird für diesen Zweck eine zentrale Lösung entwickeln und allen Referaten und Eigenbetrieben zur Verfügung stellen.
Umsetzungszeitraum: 2022-2024
Im Zuge des digitalen Wandels ist ein flexibles, gemeinsames Arbeiten im Team wichtiger denn je. Hardware wie digitale Whiteboards, flexibles Mobiliar und Services wie sicheres, drahtloses Netzwerk und flexible Telefonie in den Arbeitsräumen unterstützen die Produktivität in unterschiedlichen, auch hybriden, Arbeitssituationen. Die Stadt München erarbeitet im Rahmen des Projekts NOW M (Neue Office-Welten München) Konzepte und Lösungen zur Implementierung dieser neuen Arbeitswelten. Das beinhaltet auch ein breites Arbeitsplatzangebot, offene Flächen und vielfältig nutzbare Arbeitsbereiche für unterschiedliche Formen der Zusammenarbeit. Auch wird deutlich mehr abteilungs- und referatsübergreifende Kommunikation mitbetrachtet.
Umsetzungszeitraum: 2021-2025
Das Projekt Neue-Office-Welten-München erarbeitet ganzheitlich neue, flexible Raumkonzepte unter Berücksichtigung der spezifischen Arbeitsplatzanforderungen der städtischen Verwaltung. Erste Pilotprojekte haben bereits gute Ergebnisse geliefert, nun starten auch Umsetzungsprojekte rund um neue Bürokonzepte.
Sowohl die Fertigstellung der Pilot-Arbeitsfläche, Roßmarkt 3, der Neuen-Office-Welten-München als auch die abgeschlossene Digitalisierung der alten Akten waren 2023 die Highlights des Projekts.
Der Bezug der Pilotfläche im Roßmarkt 3 ist für die Landeshauptstadt München von besonderer Bedeutung, da damit für die Mitarbeiter*innen die neuen Arbeitswelten erstmals wirklich erlebbar werden. Vorurteile über die Arbeitsumgebung der Zukunft können dadurch effektiv abgebaut und die Akzeptanz für einen Wandel erhöht werden. Neue technische Möglichkeiten sowie die Ausstattung der Flächen beispielsweise mit Voice over IP, flächendeckendem WLAN, mit Räumen für hybride Videokonferenzen und die Nutzung der E-Akte ermöglichen den Mitarbeiter*innen ein effizienteres Arbeiten sowie ein optimiertes Arbeitserlebnis in den non-territorialen Büroraumkonzepten. Weiterhin werden durch dieses Büroraumkonzept Flächeneinsparungen generiert, wodurch der LHM zusätzlich langfristig ein wirtschaftlicher Nutzen entsteht. Mögliche Verbesserungspotenziale bei der Umsetzung neuer Arbeitswelten in der Verwaltung können nun nicht nur in der Theorie, sondern auch praktisch im täglichen Büroalltag identifiziert und bei einem flächendeckenden Roll-Out berücksichtigt werden.
Zur Unterstützung der gesamtstädtischen Umsetzung des Beschlusses des Bundesverfassungsgerichts zum 3. Geschlechtseintrag übernimmt das IT-Referat die Analyse und gegebenenfalls Anpassung von Fachanwendungen. In einem stadtweiten IT-Projekt werden notwendige Anpassungsbedarfe ermittelt und in fachlicher Abstimmung mit der Gleichstellungsstelle für Frauen und der Koordinierungsstelle zur Gleichstellung von LGBTIQ* umgesetzt werden.
Umsetzungszeitraum: 2022-2025
Das Projekt Geschlechtsangaben in Fachanwendungen (GIFA) arbeitet daran, vier Geschlechtseinträge – männlich, weiblich, ohne Angabe, divers – in allen relevanten IT-Lösungen und Anwendungen der Landeshauptstadt München umzusetzen. Dabei geht das Projektteam in 3 Phasen vor: Ist-Analyse, Erstellung eines Fachkonzepts, Anpassung der Fachanwendungen.
Die Vorgehensweise und die Ergebnisse des Projekts sind auch für andere Behörden relevant und interessant. Daher wurde über das Projekt sowohl in einem Newsletterbeitrag der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) berichtet, als auch der persönliche Austausch in einem öffentlichen Webinar der KGSt ermöglicht.
Das Input Management sorgt dafür, dass alle eingehenden Informationen unabhängig von ihrer ursprünglichen Form digital weiterverarbeitet werden können. Eingehende Dokumente und Nachrichten werden falls erforderlich digitalisiert und dem zuständigen Fachbereich oder Fachverfahren sowie der jeweiligen E-Akte wenn möglich automatisiert zugeordnet. Das Output Management unterstützt die Zustellung von Bescheiden und anderen Informationen an Personen und Unternehmen sowie den Aktenaustausch mit anderen Behörden. Dabei werden verschiedene digitale und analoge Kanäle wie E-Mail, Servicekonten oder Briefpost eingebunden, je nach fachlichen und rechtlichen Anforderungen oder Präferenzen der Nutzenden. Die LHM entwickelt Konzepte für stadtweite Lösungen für Input und Output Management und setzt diese schrittweise um.
Umsetzungszeitraum: 2021-2029
Das Competence Center für künstliche Intelligenz (KICC) ist der zentrale Anlaufpunkt für KI-Lösungen in der Stadtverwaltung Münchens. Das Team von Expert*innen des IT-Referats entwickelt maßgeschneiderte KI-Lösungen, um die Prozesse der Stadtgesellschaft noch effektiver und effizienter zu gestalten. Dabei arbeitet das KICC eng mit den Referaten und Eigenbetrieben der Stadt München zusammen und kooperiert auch mit externen Partnern, um die neuesten Technologien zu nutzen und innovative Projekte umzusetzen. Das KICC steht für eine verantwortungsvolle und ethische Anwendung von Künstlicher Intelligenz und ist bestrebt, sowohl die Bedürfnisse der Stadtverwaltung als auch die Interessen der Bürger*innen Münchens zu berücksichtigen.
Umsetzungszeitraum: 2021-2025
Das KI Competence Center (KICC) der Stadt München hat sich zum Ziel gesetzt, die Entwicklung und Umsetzung von KI-basierten Anwendungen voranzutreiben. Dazu gehört die Identifikation und Umsetzung von KI-basierten Anwendungsfällen, der Aufbau von Talenten und eines Netzwerks zu Wissenschaft und Industrie sowie die Schaffung von Infrastruktur im Rechenzentrum und in der Cloud für die Ausführung von KI-Modellen. Ein weiteres Ziel des KICC ist die ethische und verantwortungsbewusste Nutzung von KI, die in einer KI-Roadmap umfassend berücksichtigt wird. Außerdem sollen Kapazitätsaufbau und Personalentwicklung, Implementierungsplan, Leistungskennzahlen und Bewertung, Stakeholder-Engagement, zukünftiger Ausblick und Skalierbarkeit in dieser "KI-Competence-Roadmap für München" berücksichtigt werden. Um bei den Entwicklungen stets am Puls der Zeit zu sein, wird ein LHM externes Partnernetzwerk etabliert, das technologisch und im Wissensaustausch, insbesondere in Hochschulkooperationen, die Umsetzung von KI-basierten Lösungen unterstützt.
Das Launch Event von MUCGPT im Februar 2024 war ein großer Erfolg. Viele interessierte Vertreter*innen der Stadtverwaltung Münchens kamen zusammen, um das neue KI-Modell kennenzulernen. Auch der zweite Bürgermeister Dominik Krause und die IT-Referentin Laura Dornheim waren vor Ort und betonten in ihren Reden die Bedeutung von KI-Technologien für die Zukunft der Stadtverwaltung Münchens. Während des Events wurden verschiedene Anwendungsfälle von MUCGPT vorgestellt und demonstriert. Die Teilnehmer*innen waren beeindruckt von der Fähigkeit des Modells, Texte in natürlicher Sprache zu generieren und die Arbeit in verschiedenen stadtinternen Abteilungen zu erleichtern. Bereits in der ersten Woche nach Start von MUCGPT haben über 1000 Mitarbeiter*innen der Landeshauptstadt Münchens Zugriff zu dieser neuen KI-Anwendung beantragt.
Beim KI-Hackathon haben Mitarbeiter*innen aus verschiedenen Referaten und Eigenbetriebe vier Tage lang an zehn KI-Assistenten gearbeitet. Mit diesem erfolgreichen Event wurde der Grundstein für zukünftige KI-Projekte gelegt sowie das Wissen über KI innerhalb der LHM gefördert.
Kommunikationsstrategien zur Digitalisierung fördern eine systematische und einheitliche und doch zielgruppenorientierte Information und Kommunikation nach innen und außen. Wichtige Themen sind Digitalisierungsziele und -maßnahmen, aber auch Herausforderungen, Fortschritte und Erfolge. Ausdrücklich sind neben reiner Information viele interaktive Formate wie Veranstaltungen geplant, die Rückmeldung, Austausch und Diskussion ermöglichen.
Umsetzungszeitraum: 2020
Die Stadt München fördert den Kulturwandel. Dazu werden neue Arbeitsmethoden und -instrumente eingesetzt. Dazu zählen etwa das mobile, zeit- und ortsunabhängige, vernetzte Arbeiten, lebenslanges Lernen, agile Organisationsformen, ein moderner und coachender Führungsstil, Selbstorganisation, Etablierung einer positiven Fehlerkultur inkl. kontinuierlicher Verbesserungsprozesse und systematischem Lernen aus Fehlern. Begleitet wird dieser Veränderungsprozess durch umfangreiche Qualifizierungs- und Vernetzungsangebote
Mit der flächendeckenden Einführung von Geschäftsprozessmanagement (GPM) in allen Referaten und Eigenbetrieben erfolgt die Entwicklung hin zu einer prozessorientierten Organisation, bei der die Ablauforganisation in den Vordergrund rückt und Hierarchiedenken in Prozessdenken transformiert wird.
Im Rahmen von New Work soll den Beschäftigten der Stadt München der Umstieg in eine neue Arbeitswelt erleichtert und sie für den Umgang mit komplexen Arbeitssituationen - auch im Kontext der Digitalisierung befähigt werden.
Umsetzungszeitraum: 2020-2025
New Work, also moderne, coachende Führung, Selbstorganisation und positive Fehlerkultur, sind Kernelemente der heutigen Arbeitswelt. Bis 2025 will die Landeshauptstadt als Arbeitgeberin diese Elemente ganzheitlich umsetzen – und noch weiter ausgestalten. Das grundlegende Ziel ist, dass New Work bis 2025 als Angebot mit strategischem Fokus für alle Interessierten innerhalb der Landeshauptstadt München (LHM) etabliert ist.
Die „New Work Coach Qualifizierungsreihe“ als interne Ausweitung des Wissens und der Umsetzung von New Work war ein Highlight des Jahres. Die Impulsvorträge sowie Austauschformate „Let’s talk about New Work“ ermöglichten den Referaten und Eigenbetrieben zudem einen Einblick in das Wissen rund um das Thema bei der LHM sowie die konkrete Umsetzung von New Work -Projekten/Themen im Sinne eines Best-Practice Beispiels.
Moderne, mobile IT-Arbeitsplätze erhöhen die Flexibilität und Produktivität sowie die Zufriedenheit der Beschäftigten. Das ist nicht zuletzt wichtig, um motivierte und qualifizierte Mitarbeiter*innen für die Stadt München zu gewinnen und zu halten. In die Konfiguration des modernen IT-Arbeitsplatzes der Stadt München gehören auch leistungsfähige Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge (zum Beispiel Web-, Video- und Telefonkonferenzen), die insbesondere das räumlich getrennte Arbeiten unterstützen.
Umsetzungszeitraum: 2020-2024
Work-Life-Balance, Home Office und flexibles Arbeiten stehen für die Arbeitgeberin Landeshauptstadt München (LHM) immer stärker im Fokus. Dabei verlangt die Volatilität im Bereich mobiles Arbeiten eine kontinuierliche Prüfung der Aktualität, Konformität und auch Wirtschaftlichkeit bei der Auswahl und im Einsatz neuer Technologien. Mobiles und flexibles Arbeiten ist auf dem Arbeitsmarkt ein entscheidendes Kriterium für Arbeitnehmer*innen. Die Maßnahme soll zu einer modernen, attraktiven Arbeitsumgebung für die Beschäftigten beitragen.
Mobiles Arbeiten ist, dank der flächendeckenden Ausstattung mit Hard- und Software, seit 2023 etablierter Standard bei der Landeshauptstadt München.
Das Portal Muenchen.Digital informiert laufend über die Digitalisierung der LHM. Es lädt zu Feedback und Austausch ein. Dieses Angebot will Information, aber auch Interaktion und Diskussion stärken. Neuigkeiten zur Digitalisierung der LHM werden in Blogbeiträgen und Videos verständlich aufbereitet. Externe können sich in Gastbeiträgen äußern. Der CDO (Chief Digital Officer) berichtet über seine Erfahrungen, Eindrücke und Einschätzungen und nimmt Stellung zu Entwicklungen in der IT.
Umsetzungszeitraum: 2020
Mit dem München Portal der Zukunft werden durch den Aufbau von drei Plattformen die Voraussetzungen für eine nutzungsfreundliche, moderne Bereitstellung von Informationen und Verwaltungsleistungen sowie für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen geschaffen: An der Schnittstelle zu den Benutzer*innen des Portals wird eine Plattform aufgebaut, die interessensbasierte, personalisierte Inhalte und einen bedarfsgerechten Zugriff auf Onlinedienste unterstützt. Der Zugriff auf Informationen und Dienste wird durch moderne Lösungen wie zum Beispiel Chatbots vereinfacht.
Außerdem werden moderne, interaktive Kommunikationsmöglichkeiten bereitgestellt. Eine Prozess-Plattform ermöglicht die aufwandsarme digitale Unterstützung und Automatisierung von Geschäftsprozessen und damit schnelle und effiziente Leistungen. Sie stellt auch die Funktionen bereit, um Daten aus Registern der Verwaltung zur Nutzung in Prozessen verfügbar zu machen und so das Once Only-Prinzip umzusetzen. Eine dritte Plattform unterstützt die Einbindung und Nutzung verschiedener digitaler Identitäten für die sichere und vertrauenswürdige Anmeldung und Authentifizierung, zum Beispiel Bayern-ID.
Aufgrund der Ressourcenlage wurde die Maßnahme zurück- bzw. eingestellt.
Umsetzungszeitraum: 2020-2024
Das zentrale Ziel des München Portal der Zukunft besteht darin, ein digitales barrierefreies, nutzerorientiertes Serviceportal zu gestalten, über das Stadtgesellschaft und Stadtverwaltung schnell, einfach und effizient interagieren können. Diese Plattform bietet Bürger*innen, Unternehmen und Partner*innen der Stadt durchgehend automatisierte Verwaltungsleistungen an. Unkomplizierte Vorgänge unterstützen die Anliegen und Antragstellung. Zudem ist der aktuelle Bearbeitungsstatus einer angeforderten Leistung jederzeit einsehbar. Rückfragen oder erforderliche Aktionen lassen sich durch einfache und sichere Kommunikation abwickeln.
Die Stadt München modernisiert ihre bisherigen Finanz-, Logistik- und Immobilienprozesse unter Einsatz der Software SAP S/4HANA. Dabei werden die über viele Jahre gewachsenen Prozesse so weit wie möglich und sinnvoll standardisiert, simplifiziert und digitalisiert. Nach der Einführung von S/4HANA steht ein technisch zukunftsfähiges und benutzungsfreundlicheres IT-System zur Verfügung. Es ermöglicht die verstärkte Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen und somit perspektivisch eine Vereinfachung der täglichen Arbeit. Gleichzeitig verringert sich aufgrund der geringeren Abweichung vom Standard der technische Aufwand für den Betrieb der SAP-Landschaft.
Mit der Umstellung auf S/4HANA werden deutlich effizientere Abläufe ermöglicht und ein intelligenter Mehrwert für die Stadtverwaltung geschaffen, zum Beispiel die durchgängige elektronische Rechnungsverarbeitung (inklusive digitaler Unterschrift) und eine integrierte Haushaltsplanung. Die LHM trägt damit zu einer modernen und attraktiven Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter*innen bei und schafft die Grundlage für neue digitale Services, von denen Bürger*innen und Firmen profitieren werden.
Umsetzungszeitraum: 2020-2025
Das nutzungsfreundliche System setzt auf Automatisierung, die Mitarbeitenden in diesen Bereichen in Zukunft die tägliche Arbeit erleichtert. Im weiteren Verlauf sollen diese Digitalisierungen auch die Grundlage für Online-Services bieten, von denen auch Bürger*innen und Firmen profitieren.
Um die Prozesse den künftigen Anwender*innen vorstellen zu können bot neoFin SAP Lösungen verschiedene Veranstaltungsformate an. Zur Unterstützung der Abläufe vor Ort standen in jedem Referat Organisationsteams zur Verfügung. Darüber hinaus wurden zentrale Prozesse grafisch als User Journeys aufbereitet.
Mit neoHR optimiert, digitalisiert und modernisiert die LHM ihre Personal- und Organisationsarbeit. Zur einfacheren und besseren Gestaltung der Services für die Beschäftigten sind alle Möglichkeiten der Digitalisierung auszuschöpfen und neu zu denken. Alle städtischen Beschäftigten müssen auf geeigneten Wegen Zugang erhalten, egal ob im Büro, einer Schule, KITA oder im Außendienst. Mit dieser Grundlage entstehen neue Plattformen, die den Beschäftigten zur Selbstnutzung zur Verfügung stehen. Wichtig für die Digitalisierung sind hierbei klare Ende-zu-Ende-Verantwortungen mit möglichst wenigen Prozessschritten und Prozessrollen. Mit schlanken und effizienten Prozessen und einem innovativen sowie werteorientierten Arbeitsumfeld generiert die LHM eine zukunftsfähige Arbeitswelt.
Integraler Bestandteil des Programms neoHR ist ein umfassendes Changemanagement, welches die stadtweiten Veränderungsprozesse durch zielgruppenorientierte Angebote unterstützt. Die HR-Digitalisierungsprojekte sind im Programmbereich Technologie & Service verankert. Das Team verantwortet und synchronisiert die IT-Vorhaben im Personal- und Organisationsreferat im Sinne einer optimal unterstützten, digitalisierten, medienbruchfreien HR-Administration. Durch optimierte, automatisierte Prozesse wird die HR Arbeit künftig erheblich schneller und effizienter.
Ziel ist es, die Landeshauptstadt München in die Lage zu versetzen, mit den aktuellen Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt Schritt zu halten, indem die Digitalisierung und Neuordnung der Personal-und Organisationsarbeit umgesetzt, attraktive Arbeitsplätze mit durchdachten Karrieremöglichkeiten geschaffen und eine am modernen Arbeitsmarkt orientierte Führungskultur etabliert werden.
Umsetzungszeitraum: 2020-2025
Ziel des Programms ist es, die Landeshauptstadt München in die Lage zu versetzen, mit den aktuellen Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt Schritt zu halten, indem die Digitalisierung und Neuordnung der Personal- und Organisationsarbeit umgesetzt, attraktive Arbeitsplätze mit durchdachten Karrieremöglichkeiten geschaffen und eine am modernen Arbeitsmarkt orientierte Führungskultur etabliert wird.
Die Talentmanagement Suite (TMS) bietet eine gesamtheitliche Lösung, die Mitarbeitende in allen Beschäftigungszyklen begleitet. Das Roll-out des internen Chatbots bietet allen Nutzer*innen HR-Service rund um die Uhr.
Die digitale Personalakte ging in den Produktivbetrieb, wodurch keine neuen analogen Papierakten mehr angelegt werden müssen. Neben einer erheblichen Reduzierung von Papier und zukünftig auch Lagerflächen ein enormer Vorteil für die Personalsachbearbeitung.
Über ihr Open-Data-Portal stellt die LHM öffentlich Datensätze zur Verfügung, die kostenlos geladen und weiterverarbeitet werden dürfen. Das bestehende Open Data-Portal wird überprüft und optimiert, so dass zukünftig wesentlich umfassender und aufwandsärmer Datensätze in offenen Formaten und maschinenlesbar zur Verfügung gestellt werden können. Um das Angebot an offenen Datensätzen zu verbessern, soll die Information, Beratung und Unterstützung der Referate, Eigenbetriebe und städtischen Gesellschaften verbessert und ausgebaut werden. Als erster Schritt hierzu erfolgte eine Abfrage bei den Referaten, Eigenbetrieben und städtischen Gesellschaften zur Bereitstellung von offenen Datensätzen.
Umsetzungszeitraum: 2020-2025
Um künftig noch bessere Datensätze verfügbar zu machen, informiert, berät und unterstützt das Projekt Referate, Eigenbetriebe und städtische Gesellschaften bei der Nutzung aber auch dem Zurverfügungstellen von Datensätzen.
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) beinhaltet den gesetzlichen Auftrag eine Vielzahl von Leistungen auf Bund-, Länder-und kommunaler Ebene für Bürger*innen und Unternehmen online bereitzustellen. Seit 2020 ist bereits eine Vielzahl von Onlinediensten mit Hilfe des Formularservers, von Fachverfahren beziehungsweise durch Übernahme von Diensten für die Bürger*innen und Unternehmen verfügbar. Die Fachreferate der Stadt München und das IT-Referat arbeiten auch weiterhin gemeinsam daran, die Münchner Verwaltungsleistungen online umzusetzen. Dabei sind die erheblichen Abhängigkeiten zu Bund und Land (zum Beispiel "Einer-für-Alle-Leistungen", Integrationsthemen oder übergreifende Basisfunktionalitäten, zum Beispiel Servicekonten für Bürger*innen und Unternehmen) zu berücksichtigen und zu steuern. Ein weiterer wesentlicher Baustein in der Bereitstellung der Onlinedienste ist eine laufende Optimierung der bereits vorhandenen Dienste, insbesondere in Hinblick auf die Nutzungszentrierung.
Die LHM setzt das OZG um. Im Verlauf der Maßnahme haben sich zusätzliche rechtlichen Rahmenbedingungen ergeben (zum Beispiel bayerisches Digitalgesetz und seine Auswirkungen auf Schwerpunkte, Umfang und Fristen). Zudem werden weitere Entwicklungen (zum Beispiel OZG-ÄndG) bei der weiteren Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahme OZG-Umsetzung berücksichtigt.
Umsetzungszeitraum: 2020-2025
Ziel der OZG-Umsetzung ist es, Bürger*innen und Unternehmen einen einfachen, effizienten und barrierearmen Zugang zu digitalen Verwaltungsleistungen zu ermöglichen. Das bietet den Bürger*innen und Unternehmen die Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig mit der Verwaltung zu kommunizieren.
Die Beantragung von Wohngeld und alle Verwaltungsleistungen rund um das Thema Führerschein sind nur zwei von vielen Online-Diensten, die das OZG 2023 erfolgreich umgesetzt hat. Die Landeshauptstadt hat auch deshalb den ersten Preis des Smart-City-Index 2023 gewonnen. Außerdem laufen noch andere Bewerbungsverfahren für diverse Innovations- und Wirtschaftspreise, so etwa La Monarchia, der Erasmus-Grasser-Preis, der Phoenix-Preis oder auch der Münchner Schulpreis.
Die erfolgreiche und zahlreiche Umsetzung der Onlinedienste ist ein wesentlicher Faktor für den erhaltenen 1. Platz beim Smart City Index 2024.
Das Personal- und Organisationsreferat erarbeitet ein Qualifizierungsangebot für die Beschäftigten der Landeshauptstadt. Es soll die erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen für die Arbeit in digitalisierten Arbeitsfeldern vermitteln. Dazu gehören Nutzungskompetenz für unterschiedliche digitale Anwendungen und Werkzeuge, Kompetenzen zu neuen Arbeitsweisen und Herausforderungen der digitalen Arbeitsorganisation aber auch Beurteilungs- und Gestaltungskompetenzen für digitale Prozesse, Daten und Informationen sowie neue Technologien. Bei der Ausgestaltung des Qualifizierungsangebots werden die Bedarfe von weniger digital-affinen Personen besonders beachtet.
Umsetzungszeitraum: 2021-2024
Das Ziel der Maßnahme ist es, die Beschäftigten der Landeshauptstadt mit einem passenden Qualifizierungsangebot bei der Digitalisierung ihres Arbeitsumfeldes zu unterstützen.
Die Landeshauptstadt München ertüchtigt die Infrastruktur für Registerdaten, um sich nahtlos in die bundesweite Registermodernisierungsarchitektur integrieren zu können und damit Verwaltungsleistungen zukünftig noch stärker serviceorientiert und nutzer*innenfreundlich anzubieten. Die im Identifikationsnummerngesetz genannten, kommunalen Register werden entsprechend der Vorgaben des Bundes geführt, um in die Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS)-Infrastruktur und das zentrale Datenschutzcockpit eingebettet zu werden. Bereits bestehende Fachanwendungen und -verfahren werden geeignet an die modernisierten Register angebunden. In diesem Zusammenhang werden analoge Registerbestände sukzessive in digitale Einträge überführt, um eine verlässliche, ortsunabhängige Bearbeitung zu ermöglichen. Mit dem Registermodernisierungsgesetz und der EU-"Single Digital Gateway"-Verordnung wird die Grundlage für serviceorientierte, bürokratiearme und digitale Verwaltungsprozesse gelegt.
Umsetzungszeitraum: 2024-2028
Die Daten sind der substantielle Anteil bei der Digitalisierung der Stadt München. Sie tragen zur Transparenz und zur Nachvollziehbarkeit von Verwaltungsvorgängen bei. Sie informieren, steuern und regeln die Verwaltung und sie wirken auch nach außen in die Stadtgesellschaft und bestimmen das Verhältnis und Erlebnis beim Umgang der Kund*innen mit der Stadtverwaltung.
Die LHM organisiert den stadtinternen Umgang mit Daten mittels Datengovernance, die in einem Datengovernance-Konzept für die Stadt München einheitlich geregelt ist. Das Konzept wird zunächst in ausgewählten Pilotprojekten verprobt und im Datenmanagement etabliert. Dafür werden zentrale und sehr datenorientierte Projekte (MPdZ, E-Akte, Digitaler Zwilling, Open Data, Umsetzung Onlinezugangsgesetz und ähnlich) ausgewählt, sowie Projekte, die sich aktuell intensiv mit der Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen mit substantiellen Datenmengen beschäftigen. Mit dem Datenmanagement einhergehend und eng verbunden treibt die LHM den Aufbau eines Datenkatalogs voran, eng verbunden mit den Digitalisierungsvorhaben.
Nach erfolgreicher Pilotierung führt die LHM das Datengovernance-Konzept schrittweise ein und baut damit die Datenmanagement-Funktion stufenweise stadtweit auf. Ein professionelles und bevorzugt auf Open Source basierendes Datenkatalog-Werkzeug wird evaluiert und geeignet eingeführt. Die Daten der Pilotprojekte bilden die Basis für eine weitergehende und kontinuierliche Befüllung des Datenkatalogs mit Daten aus den Referaten. Mit den ersten Befüllungen werden Datenanalysen durchgeführt, um die Datenqualität zu verbessern und damit die Nutzbarkeit der Daten für alle laufenden Digitalisierungsvorhaben zu ermöglichen.
Umsetzungszeitraum: 2021-2025
Die digitale Transformation der Stadt München soll im Sinne der Digitalen Souveränität mittels Open-Source-Lösungen realisiert werden. Ein „Open-Source-Hub“ unterstützt die strategische Einbettung der Open-Source-Aktivitäten und Lösungen in der Stadt München. Der Hub koordiniert unter anderem die Themen, die in der Open-Source-Factory bearbeitet werden, und dient als Anlaufstelle für weitere Open-Source-Aktivitäten.
Umsetzungszeitraum: 2021-2024
Abhängigkeit von Herstellern verringern, digitale Souveränität erhöhen: Mit diesen Zielen nutzt die Landeshauptstadt München Open-Source-Software – und veröffentlicht diese auch zur freien Verfügung unter opendata.muenchen.de. So will die Stadt außerdem Transparenz und Offenheit fördern sowie die Hürden senken, mit anderen Kommunen oder Behörden zusammenzuarbeiten.
Die Landeshauptstadt München ist eine der ersten Behörden, bei der Software-Entwickler*innen ihre Software öffentlich entwickeln. Das bedeutet, dass Software nicht erst nach ihrer Fertigstellung, sondern bereits während der Entstehung öffentlich einsehbar ist.
