Digital Government

Aufgrund der Vielfalt und Komplexität des Handlungsfeldes werden drei Handlungsschwerpunkte unterschieden.

Die Menschen erwarten heute von ihrer Verwaltung wie selbstverständlich die Bereitstellung eines attraktiven digitalen Angebots.

Die Stadt München steht somit vor der Aufgabe, nutzungsorientierte digitale Kanäle und Formate zur Kommunikation mit Bürger*innen, Partner*innen und Unternehmen sowie für ihre Dienste anzubieten. Effiziente digitale Prozesse sind die Voraussetzung, dass die LHM ihre Leistungsfähigkeit auch für eine wachsende Stadtgesellschaft aufrechterhalten kann.

Daten stellen eine elementare Ressource für die Digitalisierung der LHM dar. Die Stadt München möchte moderne Analysemethoden, Simulationen und Visualisierungen von Daten für fundierte strategische und operative Entscheidungen nutzen. Daten dienen auch der Optimierung bestehender Verwaltungsprozesse und ermöglichen innovative Lösungen im Kontext der Verwaltungsaufgaben. Offene Daten sorgen zudem für Transparenz und sind Grundlage für eine informierte Bürger*innenbeteiligung. Daten helfen, Risiken zu erkennen und rechtzeitig zu handeln. Die Stadt München teilt Datensätze der Verwaltung über Portale und pflegt bei der Datennutzung Kooperationen mit der Stadtgesellschaft.

Die digitale Transformation bewirkt tiefgreifende Veränderungen von individuellen Rollen und Aufgaben sowie auch der Art wie die Beschäftigten der Stadt München zusammenarbeiten. Der Handlungsschwerpunkt Kultur und Arbeitsumfeld beinhaltet daher neben Qualifizierungsmaßnahmen u. a. auch kommunikative Elemente sowie Elemente kollaborativen Arbeitens.

Ziel ist es, die Beschäftigten bei allen Veränderungen im Zuge der digitalen Transformation frühzeitig mitzunehmen. Dabei sind Offenheit, Kund*innenorientierung und Mut zu Experimenten wesentliche Elemente des Kulturwandels für Digitalisierung.

Maßnahmen

Geplant
2 27
In Umsetzung
18 27
Abgeschlossen
7 27

Ziele

Das Bild zeigt ein Laptop mit einer Registrierungsmaske

Digitale, nutzungsorientierte Leistungen

Die Stadt München gestaltet alle Leistungen und die zugehörige Kommunikation digital, einfach verständlich und nutzungsorientiert. Wo immer möglich setzt die LHM das Once Only-Prinzip um. Digitale Zugänge werden vorrangig verwendet, die nicht-digitale Erledigung von Verwaltungsleistungen bleibt jedoch weiterhin möglich.

Digitale Ende-zu-Ende-Prozesse

Digitale Ende-zu-Ende-Prozesse

Alle Prozesse der Stadt München werden als digitale Ende-zu-Ende-Prozesse gestaltet und optimiert. Sofern unter Kosten-Nutzen-Aspekten sinnvoll, werden sie umfassend medienbruchfrei und automatisiert gestaltet mit dem Ziel Effizienz, Geschwindigkeit, Mitarbeiter*innenentlastung und Kund*innenorientierung zu erreichen.

Potenzial der Daten nutzbar machen

Potential der Daten nutzbar machen

Die Stadt München hat Transparenz über verfügbare Daten und besitzt damit die Grundlage zur Erkennung der darin enthaltenen Potentiale. Sie nutzt standardisierte technische Infrastrukturen für den Austausch von Daten und die Daten stehen zur Unterstützung von strategischen und operativen Entscheidungen für die Stadtverwaltung zur Verfügung.

Offene Daten für die Stadtgesellschaft bereitstellen

Offene Daten für die Stadtgesellschaft bereitstellen

Die Stadt München identifiziert und bewertet ihre Daten hinsichtlich ihres potentiellen Werts für die Stadtgesellschaft und stellt diese der Bevölkerung, der Wirtschaft und der Wissenschaft als hochwertige Information und für innovative Datenanwendungen zur Verfügung. Zukünftig soll eine Transparenzsatzung die proaktive Bereitstellung öffentlicher Daten sicherstellen.

Verantwortlich und korrekt mit Daten umgehen

Verantwortlich und korrekt mit Daten umgehen

Die Stadt München folgt beim Erfassen, Verarbeiten und Weitergeben von Daten einem Datenethikkodex und gewährleistet jederzeit die Erfordernisse aus Datenschutz und Informationssicherheit.

Datenkompetenz ausbauen

Datenkompetenz ausbauen

Die Mitarbeiter*innen der Stadt München gehen souverän und verantwortungsvoll mit Daten um. Kompetenzen sind vorhanden, um Daten zu analysieren und Potentiale für die Stadtverwaltung erkennen zu können.

Kulturwandel für Digitalisierung

Kulturwandel für Digitalisierung

Zur Unterstützung der digitalen Transformation fördert die Stadt München die Entwicklung einer Kultur, die Offenheit für Innovation, Mut zu Experimenten und Zusammenarbeit auf Augenhöhe als elementare Werte beinhaltet. Zudem wird die Orientierung an Anforderungen und Bedürfnissen von Kund*innen insbesondere im Hinblick auf Geschlechtergerechtigkeit, Inklusion und Barrierefreiheit ins Zentrum der Entwicklung und Erbringung (digitaler) Services gestellt.

Qualifizierung der Beschäftigten für Digitalisierung

Qualifizierung der Beschäftigten für Digitalisierung

Die Stadt München unterstützt ihre Beschäftigten bei der Bewältigung des digitalen Wandels mit Qualifizierungsangeboten für die Arbeit in digitalen Kontexten und das Übernehmen geänderter bzw. neuer Aufgabenprofile. Die Qualifizierungsangebote sollen vielfältige Perspektiven bei der Gestaltung von Digitalisierung bedarfsorientiert berücksichtigen.

Moderne Umgebungen für digitale Arbeit

Moderne Umgebungen für digitale Arbeit

Die Stadt München stellt ihren Beschäftigten eine moderne Ausstattung für digitales Arbeiten zur Verfügung, um unterschiedliche digitale Arbeitsszenarios vor Ort oder im Homeoffice adäquat zu unterstützen.

Maßnahmen

Geplant In Umsetzung Abgeschlossen

Eine App-Strategie legt fest, wie mit gemeinsamen Standards und einem angepassten Vorgehensmodell zu einem positiven Nutzererlebnis für Bürgerinnen und Bürger auf mobilen Endgeräten beigetragen werden soll. Ziel ist es, die Integration und Konsistenz der verschiedenen Dienste der LHM zu verbessern und somit eine Grundlage für attraktive Angebote der Stadtverwaltung und Tochtergesellschaften zu schaffen. Die Rolle der München App im App-Ökosystem des Stadtkonzerns wird geschärft. Sie verbindet allgemeine München-Informationen und andere städtische Angebote mit einem mobilen Zugang zu den Online-Services der LHM. Das Angebot wird laufend erweitert und hinsichtlich Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit optimiert.

Laufzeit: 2020-2025

Status Abgeschlossen

Der verständige, selbstbewusste und souveräne Umgang mit Daten in einer datenorientierten Welt erfordert eine neue und vielfältige Kompetenz, die Datenkompetenz, um die Interessen der Individuen, der Stadtverwaltung und der Stadtgesellschaft beim Umgang mit Daten wahren und vertreten zu können ("Data Literacy als Basiswissen"). Der bewusste Umgang mit den eigenen Daten ist hier genauso wichtig wie der kritische Umgang mit Daten Dritter, sowohl bei deren Bewertung wie auch ihrer Anwendung. Die LHM identifiziert diesen Datenkompetenzbedarf, erarbeitet in dieser Domäne die erforderlichen Schulungen und vermittelt das Wissen und die Fertigkeiten zum Umgang mit Daten dann zügig allen Mitarbeitenden der LHM.

Für die spezifische Bearbeitung und Nutzung von Daten (Datenanalyse, Datenvisualisierung, datenbasierter Simulation) ist die Identifikation und Etablierung notwendiger spezialisierter Berufsbilder erforderlich. Hierzu identifiziert und definiert die LHM die notwendigen Kompetenzen und Rollen und evaluiert die Bedarfe der LHM und wie sie gedeckt werden können in einem Konzept zur Umsetzung.

Laufzeit: 2021-2025

Status Geplant

Der intensive Umgang mit Daten, insbesondere in Verbindung mit dem Einsatz von automatisierenden Algorithmen und Künstlicher Intelligenz birgt große Potenziale. Gleichzeitig stellen sich hier zahlreiche ethische und rechtliche Fragen. Wichtige Herausforderungen ergeben sich bzgl. des Schutzes von Individuen, der Wahrung des gesellschaftlichen Zusammenlebens, der Sicherung und Förderung des Wohlstands im Informationszeitalter sowie für die Gewährleistung der grundgesetzlich verfassten Werte. Auch beim Einsatz von KI müssen staatliches Handeln und Verwaltungsentscheidungen transparent und nachvollziehbar bleiben, um das Vertrauen der Bürger*innen zu genießen.

Ein Datenethikkodex soll hierauf Antworten geben und Leitlinien vorgeben, um den Umgang mit den öffentlichen und nicht-öffentlichen Daten im Stadtkonzern zu leiten, damit sie rechtskonform und sicher und im Sinne der Stadtgesellschaft und Mitarbeitenden ethisch korrekt und angemessen genutzt werden können. So sollte dieser Kodex u.a. stadtweite Vorgaben zu Künstlicher Intelligenz (Machine Learning) umfassen.

Im Rahmen dieser Maßnahme werden vorhandene Kodizes gesichtet und bzgl. Verbindlichkeit und Anwendbarkeit für die LHM geprüft, konkrete Inhalte des LHM Datenethikkodexes definiert, mit relevanten Akteur*innen abgestimmt und für die LHM beschlossen.

Laufzeit: 2022-2024

Angestrebte Ergebnisse:

Der Umgang mit Daten ist vielfach durch gesetzliche Regelungen bereits vorgeschrieben. Im Zusammenhang mit neuen digitalen Technologien, wie beispielsweise "künstlicher Intelligenz" ergeben sich jedoch weitere Fragestellungen, die z. T. noch nicht eindeutig geregelt sind. Der Datenethikkodex soll verdeutlichen, welche Werte bei der Entwicklung, aber auch Nutzung solcher Technologien, wie auch dem Umgang mit Daten zu berücksichtigen sind. Verantwortung, Fairness und Transparenz stehen hier im Zentrum, um das Vertrauen aller Bürger*innen sicherzustellen.

Status In Umsetzung
Fortschritt
60%
Informationen aus dem Digitalisierungsbericht
Erfolge in 2023
  • Das Datenethikkodex-Projekt hat im vergangenen Jahr eine Literaturrecherche zu bereits vorhandenen Datenethikkodizes, weiteren Leitlinien und wissenschaftlichen Artikeln im Zusammenhang mit der Gestaltung von datengetriebenen und KI-Anwendungen erstellt.
  • Im Austausch mit dem Innolab im IT-Referat und externen Partnern hat das Projekt den Umgang mit Daten und damit einhergehende Fragestellungen bezüglich Werten aufgearbeitet. Folgende Werte sind demnach zentral: Verantwortung, Fairness und Transparenz.
  • Das Projekt hat eine erste Entwurfsfassung des Datenethikkodex erarbeitet. Nach initialem Feedback geht diese nun in die Überarbeitung und die Abstimmung mit verschiedenen internen und externen Expert*innen.
Ausblick 2024
  • 2024 steht die Weiterentwicklung des Datenethikkodex anhand aktueller rechtlicher Rahmenbedingungen auf der Agenda (z. B. im Kontext des EU AI Acts). Nachdem dieser Entwurf an den relevanten Stellen abgestimmt ist, wird voraussichtlich im Juni 2024 eine öffentliche Kommunikation des Datenethikkodex erfolgen.

Gemeinsam mit Stadtspitze und Gesamtpersonalrat erarbeitet die LHM eine Digital Charta, die wesentliche Rahmenbedingungen der Digitalisierung für die Beschäftigten beschreibt und Transparenz schafft. Die Beschäftigten sollen die Digitalisierung nicht als Bedrohung, sondern als Chance erleben. Deshalb werden in der Digital Charta Vertrauen schaffende Rahmenbedingungen festgeschrieben: Die Digitalisierung ist kein Projekt zum Personalabbau. Vielmehr wird eine umfassende Qualifizierungsoffensive den Beschäftigten erforderliche neue Kompetenzen vermitteln und Chancen zur Weiterentwicklung bieten. Die Digitalisierung soll auch dazu beitragen, die Inklusion von Menschen mit Behinderungen, eingeschränkter Mobilität oder anderen Benachteiligungen zu fördern.

Laufzeit: 2020

Status Abgeschlossen

Mit dem „Digitalen Zwilling München“ entsteht ein detailliertes virtuelles Abbild der Stadt, basierend auf städtischen (3D-) Geodaten sowie umfangreichen Informationen und Daten der Smart City München, wie z.B. fotorealistischen Darstellungen der Stadt, StreetView-Aufnahmen in 3D, Sensordaten (in Echtzeit und historisiert), statistischen Daten und weiteren Informationen und Daten, die auf die Objekte im Digitalen Zwilling gemappt werden. Der Auf- und Ausbau des Digitalen Zwillings (DZ) und der damit verbundenen Urban Data Platform (UDP) als zentrale Datendrehscheibe des DZ und führende Datenplattform für die Smart City München wird im Rahmen von Förderprojekten und entlang von fachlichen Anwendungsfällen im Kontext Mobilität und Stadtentwicklung gemeinsam mit den relevanten Referaten vorangetrieben.

Schwerpunkte der Arbeiten am DZ und der UDP liegen bei der Erstellung der technischen Grundlagen für den breiten, stadtweiten Einsatz und der langfristigen Stabilisierung des aktuellen Prototypen DZ/UDP als reguläre Dienste innerhalb der bestehenden IT-Landschaft der LHM sowie in der fachlichen und inhaltlichen Weiterentwicklung der Datenbasis sowie der Anwendungsfälle. Hierfür sind der Ausbau von dedizierten IT-Ressourcen in den Bereichen Entwicklung, Test und Betrieb des DZ/UDP sowie der Aufbau von Fähigkeiten und Kompetenzen im Themenfeld Datenanalyse sowie im Bereich innovativer Visualisierungs- und Simulationsmethoden erforderlich. Dies geschieht nicht zuletzt im Rahmen der Kooperation, die der GeodatenService München mit der TU München abgeschlossen hat.

Status In Umsetzung

Geschäftsprozesse in den Referaten und Eigenbetrieben der LHM werden überprüft und so optimiert (oder neu gestaltet), dass sie die Vorteile der Digitalisierung bestmöglich nutzen. ​Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse stellt die Anforderungen von Kund*innen in den Vordergrund. Über Bereichsgrenzen hinweg werden Prozesse aus Kund*innensicht Ende-zu-Ende gestaltet. Parallel werden Digitalisierungspotenziale in Geschäftsprozessen analysiert und Prozesse neu mit dem Fokus auf Standardisierung und Automatisierung gestaltet. Zu diesem Zweck werden durch die Maßnahme Blaupausen für die Neugestaltung von Prozessen erstellt und Pilotprojekte durchgeführt. Priorität liegt auf Prozessen, bei denen ein hoher Nutzen realisiert werden kann.

Laufzeit: 2020-2025

Angestrebte Ergebnisse:

Methoden und Werkzeuge für die Gestaltung guter digitaler Prozesse bereitzustellen ist das Ziel dieser Maßnahme. Vor der eigentlichen Digitalisierung von Geschäftsprozessen steht zuerst die Analyse und Anpassung der Prozesse, um diese so effizient und sinnvoll wie möglich zu gestalten.

Status In Umsetzung
Fortschritt
45%
Informationen aus dem Digitalisierungsbericht
Erfolge in 2023
  • Die Maßnahme hat 2023 eine neue Messgröße für den aktuellen Stand des Digitalisierungsgrads in den Geschäftsprozessen der Landeshauptstadt eingeführt. Diesen Digitalisierungsgrad melden die jeweils Prozessverantwortlichen seither zweimal im Jahr im April und im Oktober.
  • Seit 2023 stellt die Maßnahme außerdem eine Berechnungshilfe zur Verfügung, um den Digitalisierungsgrad für Geschäftsprozesse zu bestimmen.

Mit dem Digitalisierungsgrad für Geschäftsprozesse hat die Maßnahme eine wichtige Grundlage für zukünftige Digitalisierungsprojekte erarbeitet. Sie können mithilfe des Digitalisierungsgrads die Geschäftsprozesse für eine Digitalisierung auswählen, die das höchste Verbesserungspotenzial haben.

Den Referaten und Eigenbetrieben der LHM steht bedarfsorientiert eine Digitalisierungsberatung zur Seite. In den nächsten Jahren sind alle Bereiche der LHM gefordert, die Digitalisierungsstrategie in die Praxis umzusetzen und fortzuschreiben. Dabei gilt es Strukturen und Abläufe kritisch zu hinterfragen und die Verbesserungs-Potenziale digitaler Lösungen zur Neugestaltung von Prozessen wahrzunehmen. Die Digitalisierungsberatung trägt mit technischer und methodischer Expertise zu einem gemeinsamen Vorgehen und Synergieeffekten bei.

Laufzeit: 2020-2025

Status Abgeschlossen

Personen in dieser Rolle unterstützen die Planung und Steuerung der Digitalisierung in den Referaten und Eigenbetrieben der LHM. An der Schnittstelle von Digitalisierungsstrategie, Geschäftsprozessmanagement und Anforderungsmanagement angesiedelt identifizieren und bewerten sie Digitalisierungspotenziale und arbeiten an der Umsetzung und Fortschreibung der Digitalisierungsroadmap in ihrem Bereich. Sie stehen im Austausch mit dem CDO (Chief Digital Officer) der Stadt und dem für die Digitalisierungsstrategie zuständigen Bereich des IT-Referats. Dadurch, dass sie aus dem Geschäftsprozessmanagement-Bereich ihres Referates kommen wird sichergestellt, dass Geschäftsprozessmanagement und Digitalisierung Hand-in-Hand arbeiten und die Aktivitäten der Digitalisierung wie geplant durchgeführt und übergreifende Synergieeffekte genutzt werden. Wesentliche Erkenntnisse aus den Referaten und Eigenbetrieben fließen über sie in die Fortschreibung der Digitalisierungsstrategie​ ein.

Laufzeit: 2021-2025

Status Abgeschlossen

Die analoge Aktenbearbeitung wird stadtweit durch E-Akten und elektronische Verwaltungsverfahren abgelöst. E-Akten erlauben eine orts- und personenunabhängige Bearbeitung, beschleunigen die Zusammenarbeit und ermöglichen neue, bürgerorientierte Serviceangebote. Bis 2025 wird die elektronische Aktenführung in allen Referaten und Eigenbetrieben der LHM anhand von vier exemplarischen Aktenworkflows eingeführt und die Voraussetzungen geschaffen, um jeweils weitere Workflows zu entwickeln, zu konfigurieren und zur Anwendung zu bringen.

Laufzeit: 2021-2025

Angestrebte Ergebnisse:

Elektronische Akten statt Papierakten: Die E-Akte ist ein zentraler Bestandteil der stadtweiten Digitalisierung. Mit ihr lassen sich Arbeitsabläufe und die Kommunikation – speziell die Postein- und -ausgänge – digitalisieren und somit sowohl für Mitarbeitende als auch für Bürger*innen deutlich vereinfachen.

Status In Umsetzung
Fortschritt
58%
Informationen aus dem Digitalisierungsbericht
Erfolge in 2023
  • Bereits mehr als die Hälfte der Referate und Eigenbetriebe hat zum Ende des Jahres 2023 die E-Akte eingeführt. Damit stehen der Landeshauptstadt in diesen Bereichen sowohl die technische Grundlage als auch das notwendige Wissen zur Verfügung, um schrittweise die gesamte Verwaltungsarbeit zu digitalisieren.
  • Um stadtweit die Posteingänge zu digitalisieren, hat das Projekt unter anderen das Pilotprojekt zur digitalen Bearbeitung der Hundesteuer in einem Interimssystem erprobt. Die positiven Erfahrungen aus diesem Pilotversuch haben zu einer hohen Akzeptanz unter Nutzer*innen beigetragen. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse dienen als Basis für die schrittweise stadtweite Einführung des Systems.
  • Siegelungen digital und vom Arbeitsplatz aus erstellen, ein Service, den das Projekt bereits aufgesetzt hat, soll dies künftig möglich machen. Diese Siegelung kann dann im nächsten Schritt auch in die E-Akte integriert werden.

Insbesondere die Digitalisierung der Bestandakten vereinfacht die Arbeitsabläufe enorm. Dadurch beschleunigen sich Abläufe für die Beschäftigen und die für die Bürger*innen erlebbare Servicequalität erhöht sich spürbar.

Ausblick 2024
  • Ab dem Jahr 2025 wird auch der papierbasierte Posteingang stadtweit digital. So soll die Zuordnung der Post zu den Fachverfahren, die Datenauslesung und die Weiterleitung an die zuständigen Plattformen, wie etwa die E-Akte, künftig teilautomatisiert passieren. Der digitale Posteingang wird ab 2025 ebenfalls verfügbar sein und digital eingehende Korrespondenz über dieselbe Zuordnungslogik verteilen.

Um Schriftformerfordernisse in digitalen Prozessen bspw. im Bereich von Finanzprozessen rechtskonform abzubilden, ist an verschiedenen Stellen der Einsatz der fortgeschrittenen elektronischen Signatur erforderlich. Die Stadt München wird für diesen Zweck eine zentrale Lösung entwickeln und allen Referaten und Eigenbetrieben zur Verfügung stellen.

Laufzeit: 2022-2024

Status In Umsetzung

Im Zuge des digitalen Wandels ist ein flexibles, gemeinsames Arbeiten im Team wichtiger denn je. Hardware wie digitale Whiteboards, flexibles Mobiliar und Services wie sicheres, drahtloses Netzwerk und flexible Telefonie in den Arbeitsräumen unterstützen die Produktivität in unterschiedlichen, auch hybriden, Arbeitssituationen. Die Stadt München erarbeitet im Rahmen des Projekts NOW M (Neue Office-Welten München) Konzepte und Lösungen zur Implementierung dieser neuen Arbeitswelten. Das beinhaltet auch ein breites Arbeitsplatzangebot, offene Flächen und vielfältig nutzbare Arbeitsbereiche für unterschiedliche Formen der Zusammenarbeit. Auch wird deutlich mehr abteilungs- und referatsübergreifende Kommunikation mitbetrachtet.

Laufzeit: 2021-2025

Angestrebte Ergebnisse:

Das Projekt Neue-Office-Welten-München erarbeitet ganzheitlich neue, flexible Raumkonzepte unter Berücksichtigung der spezifischen Arbeitsplatzanforderungen der städtischen Verwaltung. Erste Pilotprojekte haben bereits gute Ergebnisse geliefert, nun starten auch Umsetzungsprojekte rund um neue Bürokonzepte.

Status In Umsetzung
Informationen aus dem Digitalisierungsbericht
Erfolge in 2023
  • Die Bauarbeiten an den neuen „Multi-Space“-Pilotflächen im 4. Obergeschoss des Roßmarkt 3 sind nahezu abgeschlossen. Neue Ausstattung, beispielsweise Technik für hybride Besprechungen, ist bestellt und bereits auf dem Weg zu den neuen Büros. Einem Umzug des Pilotteams im Kommunalreferat in die neuen, flexiblen Arbeitsräume Anfang 2024 steht also nichts mehr im Weg.
  • Die Digitalisierung der Papier-Bestandsakten ist ebenfalls bis zum Umzug des Pilotteams in die „Multi-Space“-Flächen abgeschlossen.
  • Das Projekt hat flächendeckend Voice over IP (VoIP) im Pilotbereich eingeführt.
  • Für verschiedene Pilotbereiche hat das Projekt Neue-Office-Welten-München Change-Management-Veranstaltungen für verschiedene Referate angeboten. Ziel der Veranstaltungen war es, Anforderungen an die neuen Arbeitsflächen zu ermitteln.
  • Die E-Akte ist seit dem vergangenen Jahr fest in die Arbeitsabläufe des Pilotteams eingebunden.

Sowohl die Fertigstellung der Pilot-Arbeitsfläche, Roßmarkt 3, der Neuen-Office-Welten-München als auch die abgeschlossene Digitalisierung der alten Akten waren 2023 die Highlights des Projekts.

Ausblick 2024
  • Mit Bezug der neuen „Multi-Space“-Büros 2024 beginnt für das Pilotteam die Testphase unter anderem mit neuer Hard- und Software, digitalen Arbeitsflächen und hybriden Besprechungsräumen.

Zur Unterstützung der gesamtstädtischen Umsetzung des Beschlusses des Bundesverfassungsgerichts zum 3. Geschlechtseintrag übernimmt das IT-Referat die Analyse und ggf. Anpassung von Fachanwendungen. In einem stadtweiten IT-Projekt werden notwendige Anpassungsbedarfe ermittelt und in fachlicher Abstimmung mit der Gleichstellungsstelle für Frauen und der Koordinierungsstelle zur Gleichstellung von LGBTIQ* umgesetzt werden.

Laufzeit: 2022-2025

Angestrebte Ergebnisse:

Das Projekt Geschlechtsangaben in Fachanwendungen (GIFA) arbeitet daran, vier Geschlechtseinträge – männlich, weiblich, ohne Angabe, divers – in allen relevanten IT-Lösungen und Anwendungen der Landeshauptstadt München umzusetzen. Dabei geht das Projektteam in 3 Phasen vor: Ist-Analyse, Erstellung eines Fachkonzepts, Anpassung der Fachanwendungen.

Status In Umsetzung
Fortschritt
45%
Informationen aus dem Digitalisierungsbericht
Erfolge in 2023
  • 2023 hat das Projekt Phase 1 die Ist-Analyse erfolgreich abgeschlossen. Mithilfe von Mitarbeiter*innenumfragen hat das Team aus 2.000 Fachanwendungen 200 Systeme identifiziert, die einer Änderung der Geschlechtsangaben hin zu vier Geschlechtseinträgen bedürfen.
  • In Zusammenarbeit mit der Gleichstellungsstelle für Frauen und mit der Koordinierungsstelle zur Gleichstellung von LGBTIQ* entwickelte das Projekt im vergangenen Jahr ein Fachkonzept. Hierin sind die notwendigen Anpassungen und Handlungsempfehlungen festgehalten.
  • Bei einer Anwendung für Mitarbeitende, dem Personalverwaltungs-Tool Paul@, hat das Projekt bereits die veralteten Angaben durch die vier aktuellen Geschlechtseinträge – männlich, weiblich, ohne Angabe, divers – ersetzt.
Ausblick 2024
  • Bei zukünftigen IT-Lösungen prüft die Stadt München mit Hilfe einer Checkliste, ob alle erforderlichen Geschlechtseinträge möglich sind. Der Entwurf für diese Checkliste liegt bereits vor. Das Projekt passt die vorgemerkten Anwendungen seit 2024 im Rahmen ihrer Produkt-Lebenszyklen an.

Das Input Management sorgt dafür, dass alle eingehenden Informationen unabhängig von ihrer ursprünglichen Form digital weiterverarbeitet werden können. Eingehende Dokumente und Nachrichten werden falls erforderlich digitalisiert und dem zuständigen Fachbereich oder Fachverfahren sowie der jeweiligen E-Akte wenn möglich automatisiert zugeordnet. Das Output Management unterstützt die Zustellung von Bescheiden und anderen Informationen an Personen und Unternehmen sowie den Aktenaustausch mit anderen Behörden. Dabei werden verschiedene digitale und analoge Kanäle wie E-Mail, Servicekonten oder Briefpost eingebunden, je nach fachlichen und rechtlichen Anforderungen oder Präferenzen der Nutzenden. Die LHM entwickelt Konzepte für stadtweite Lösungen für Input und Output Management und setzt diese schrittweise um.

Laufzeit: 2021-2029

Status In Umsetzung
Fortschritt
21%

Das Competence Center für künstliche Intelligenz (KICC) ist der zentrale Anlaufpunkt für KI-Lösungen in der Stadtverwaltung Münchens. Das Team von Expert*innen des IT-Referats entwickelt maßgeschneiderte KI-Lösungen, um die Prozesse der Stadtgesellschaft noch effektiver und effizienter zu gestalten. Dabei arbeitet das KICC eng mit den Referaten und Eigenbetrieben der Stadt München zusammen und kooperiert auch mit externen Partnern, um die neuesten Technologien zu nutzen und innovative Projekte umzusetzen. Das KICC steht für eine verantwortungsvolle und ethische Anwendung von Künstlicher Intelligenz und ist bestrebt, sowohl die Bedürfnisse der Stadtverwaltung als auch die Interessen der Bürger*innen Münchens zu berücksichtigen.

Laufzeit: 2021-2025

Angestrebte Ergebnisse:

Das KI Competence Center (KICC) der Stadt München hat sich zum Ziel gesetzt, die Entwicklung und Umsetzung von KI-basierten Anwendungen voranzutreiben. Dazu gehört die Identifikation und Umsetzung von KI-basierten Anwendungsfällen, der Aufbau von Talenten und eines Netzwerks zu Wissenschaft und Industrie sowie die Schaffung von Infrastruktur im Rechenzentrum und in der Cloud für die Ausführung von KI-Modellen. Ein weiteres Ziel des KICC ist die ethische und verantwortungsbewusste Nutzung von KI, die in einer KI-Roadmap umfassend berücksichtigt wird. Außerdem sollen Kapazitätsaufbau und Personalentwicklung, Implementierungsplan, Leistungskennzahlen und Bewertung, Stakeholder-Engagement, zukünftiger Ausblick und Skalierbarkeit in dieser "KI-Competence-Roadmap für München" berücksichtigt werden. Um bei den Entwicklungen stets am Puls der Zeit zu sein, wird ein LHM externes Partnernetzwerk etabliert, das technologisch und im Wissensaustausch, insbesondere in Hochschulkooperationen, die Umsetzung von KI-basierten Lösungen unterstützt.

Status In Umsetzung
Fortschritt
70%
Informationen aus dem Digitalisierungsbericht
Erfolge in 2023
  • Seit Februar 2024 steht das stadtinterne Text-Generierungs-Werkzeug "MUCGPT" für jede*n Mitarbeiter*in Münchens zur Verfügung. Die Anwendung nutzt modernste Technologie im Bereich Künstlicher Intelligenz sowie Natural Language Processing (NLP) und ist datenschutzkonform. Mit dieser Software können kreative Texte generiert werden, die auf natürlicher Sprache basieren.
  • Darüber hinaus hat das KICC für die Meldeplattform "Mach München besser" einen Bilder- und Kennzeichen-Anonymisierungsservice implementiert. Dieser Service basiert auf KI-Technologien der Bildverarbeitung, um versehentlich auf Fotos erfasste Personen oder Autos automatisch zu erkennen und unkenntlich zu machen. Dadurch wird die Privatsphäre der Bürger*innen geschützt.
  • Zukünftig soll auch der Dienstleistungsfinder auf muenchen.de KI-Unterstützung erhalten, um Suchanfragen in natürlicher Sprache verarbeiten zu können. Die KI-basierte Suche soll dazu beitragen, den Zugang zu städtischen Dienstleistungen zu erleichtern und die Bürger*innen der Stadt München bei der Suche nach relevanten Informationen zu unterstützen.

Das Launch Event von MUCGPT im Februar 2024 war ein großer Erfolg. Viele interessierte Vertreter*innen der Stadtverwaltung Münchens kamen zusammen, um das neue KI-Modell kennenzulernen. Auch der zweite Bürgermeister Dominik Krause und die IT-Referentin Laura Dornheim waren vor Ort und betonten in ihren Reden die Bedeutung von KI-Technologien für die Zukunft der Stadtverwaltung Münchens. Während des Events wurden verschiedene Anwendungsfälle von MUCGPT vorgestellt und demonstriert. Die Teilnehmer*innen waren beeindruckt von der Fähigkeit des Modells, Texte in natürlicher Sprache zu generieren und die Arbeit in verschiedenen stadtinternen Abteilungen zu erleichtern. Bereits in der ersten Woche nach Start von MUCGPT haben über 1000 Mitarbeiter*innen der Landeshauptstadt Münchens Zugriff zu dieser neuen KI-Anwendung beantragt.

Ausblick 2024
  • Die geplanten Vorhaben des KICC der Stadt München für das Jahr 2024/2025 sind wegweisend für den KI-Einsatz in einer Stadtverwaltung. Das personalisierte Empfehlungssystem für die Münchner Stadtbibliotheken stellt einen innovativen Ansatz dar, der das Bibliotheksangebot auf die individuellen Anforderungen und Interessen der Nutzer*innen zuschneidet. Hierbei werden fortschrittliche Technologien im Bereich des Maschinellen Lernens genutzt, um die Präferenzen der Nutzer*innen zu analysieren und darauf aufbauend maßgeschneiderte Tipps zu geben. Auch die KI-basierte Recherche im Ratsinformationssystem (RIS) ist ein fortschrittliches Projekt, das es den Nutzer*innen ermöglichen wird, effektiv und schnell nach relevanten Informationen zu suchen. Hierbei kommen semantische Suche und automatische Kategorisierung von Dokumenten zum Einsatz, um die Suche zu vereinfachen und zu beschleunigen. Zusätzlich sind die KI-Assistenten für das KVR (Kreisverwaltungsreferat) und das Tourismusportal der Stadt München innovative Lösungen, die den Nutzer*innen eine optimale und effiziente Unterstützung bei der Suche nach nützlichen Informationen und Serviceleistungen bieten. Die KI-Assistenten verwenden natürliche Sprachverarbeitung, um Fragen präzise und zügig zu beantworten.

Kommunikationsstrategien zur Digitalisierung fördern eine systematische und einheitliche und doch zielgruppenorientierte Information und Kommunikation nach innen und außen. Wichtige Themen sind Digitalisierungsziele und -maßnahmen, aber auch Herausforderungen, Fortschritte und Erfolge. Ausdrücklich sind neben reiner Information viele interaktive Formate wie Veranstaltungen geplant, die Rückmeldung, Austausch und Diskussion ermöglichen.

Laufzeit: 2020

Status Abgeschlossen

Die Stadt München fördert den Kulturwandel. Dazu werden neue Arbeitsmethoden und -instrumente eingesetzt. Dazu zählen etwa das mobile, zeit- und ortsunabhängige, vernetzte Arbeiten, lebenslanges Lernen, agile Organisationsformen, ein moderner und coachender Führungsstil, Selbstorganisation, Etablierung einer positiven Fehlerkultur inkl. kontinuierlicher Verbesserungsprozesse und systematischem Lernen aus Fehlern. Begleitet wird dieser Veränderungsprozess durch umfangreiche Qualifizierungs- und Vernetzungsangebote
Mit der flächendeckenden Einführung von Geschäftsprozessmanagement (GPM) in allen Referaten und Eigenbetrieben erfolgt die Entwicklung hin zu einer prozessorientierten Organisation, bei der die Ablauforganisation in den Vordergrund rückt und Hierarchiedenken in Prozessdenken transformiert wird.
Im Rahmen von New Work soll den Beschäftigten der Stadt München der Umstieg in eine neue Arbeitswelt erleichtert und sie für den Umgang mit komplexen Arbeitssituationen - auch im Kontext der Digitalisierung befähigt werden.

Laufzeit: 2020-2025

Angestrebte Ergebnisse:

New Work, also moderne, coachende Führung, Selbstorganisation und positive Fehlerkultur, sind Kernelemente der heutigen Arbeitswelt. Bis 2025 will die Landeshauptstadt als Arbeitgeberin diese Elemente ganzheitlich umsetzen – und noch weiter ausgestalten.

Status In Umsetzung
Informationen aus dem Digitalisierungsbericht
Erfolge in 2023
  • Die Kernthemen von New Work hat die LHM 2023 nach ersten Testläufen in ein stadtweites Angebot überführt, das allen Mitarbeitenden in Form von Werkzeugen oder Qualifizierungsangeboten zur Verfügung steht – und bei diesen auf großes Interesse stößt. Eine stetige Evaluierung durch das Personal- und Organisationsreferat stellt die Qualität der Inhalte sicher.
  • Eine New Work Community, bestehend aus interessierten Kolleg*innen der Referate und Eigenbetriebe, erarbeitet seit 2023 gemeinsam Umsetzungsmöglichkeiten für New Work in den eigenen Häusern und Referaten. Außerdem entwickelt das stadtweite New-Work-Team Konzepte und Ideen, wie sich das Thema weiter bei der Stadt etablieren lässt.
  • Der 2023 gegründete New-Work-Arbeitsraum im Intranet der Stadt München bietet viele Informationen rund um das Thema New Work. Der Raum dient als Informations- und Austauschplattform und die mittlerweile über 1.500 Kolleg*innen pflegen regelmäßig neue Inhalte und Themen ein.
  • 2023 hat die Landeshauptstadt den New-Work-Arbeitsraum um eine Toolbox erweitert, die einfache und praktische Instrumente aufzeigt, um New Work im eigenen Arbeitsalltag zu integrieren. Bislang verzeichnet die Toolbox über 12.000 Aufrufe – und die Instrumente erfreuen sich großer Beliebtheit bei den Mitarbeitenden.

Die New-Work-Community ist das größte Highlight 2023, denn dieser Zusammenschluss von Referaten und Eigenbetrieben ermöglicht es, das Thema stadtweit noch präsenter zu machen und individuell auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen. Die daraus entstehende höhere interne Arbeitszufriedenheit spiegelt sich auch bei den Bürger*innen nach außen.

Ausblick 2024
  • Im Jahr 2024 plant das New-Work-Team im Personal- und Organisationsreferat eine Reihe an verschiedenen Veranstaltungen in den Referaten und Eigenbetrieben, um das Thema flächendeckend noch bekannter zu machen. Auszeichnungen und Qualifizierungen sollen Anreize schaffen, New-Work stärker in die tägliche Arbeit zu integrieren. Geplant ist etwa eine interne Fortbildungsreihe zum Thema "New Work Coach".

Moderne, mobile IT-Arbeitsplätze erhöhen die Flexibilität und Produktivität sowie die Zufriedenheit der Beschäftigten. Das ist nicht zuletzt wichtig, um motivierte und qualifizierte Mitarbeiter*innen für die Stadt München zu gewinnen und zu halten. In die Konfiguration des modernen IT-Arbeitsplatzes der Stadt München gehören auch leistungsfähige Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge (z.B. Web-, Video- und Telefonkonferenzen), die insbesondere das räumlich getrennte Arbeiten unterstützen.

Laufzeit: 2020-2024

Angestrebte Ergebnisse:

Work-Life-Balance, Home Office und flexibles Arbeiten stehen für die Arbeitgeberin Landeshauptstadt München immer stärker im Fokus. Denn auf dem Arbeitsmarkt ist mobiles und flexibles Arbeiten ein entscheidendes Kriterium für Arbeitnehmer*innen. Die Maßnahme soll zu einer modernen, attraktiven Arbeitsumgebung für die Beschäftigten beitragen.

Status In Umsetzung
Informationen aus dem Digitalisierungsbericht
Erfolge in 2023
  • Bereits 2021 legte die Landeshauptstadt München fest, dass 90% der Arbeitnehmer*innen der Stadt Notebooks erhalten sollen, um mobil arbeiten zu können. 2023 lag diese Quote mit 23.455 ausgegebenen Notebooks (Stand 30.11.23) sogar bei 93,3%.
  • Ein weiterer Eckpfeiler der mobilen Arbeit ist die digitale Kommunikation. 2023 nutzten 27.000 registrierte Nutzer*innen das von der Landeshauptstadt bereitgestellte Kommunikationstool für ihre tägliche Arbeit. Rund 473.200 Meetings mit einer Gesamtlaufzeit von 21,6 Millionen Minuten fanden in dem Tool online statt und Mitarbeiter*innen versendeten circa 14,4 Millionen Chatnachrichten.
  • Um auch im Home Office auf die Systeme der Landeshauptstadt München zugreifen zu können – und trotzdem den Sicherheitsanforderungen in der Arbeit mit sensiblen Daten zu entsprechen –, nutzten 2023 34.709 städtische Beschäftigte (Stand 30.11.2023) sogenannte Yubikeys. Mit dieser Kombination aus USB-Schlüssel und Passwortschutz ist es Beschäftigten möglich, sich auch aus dem Home Office in die Systeme der Landeshauptstadt einzuwählen.
  • Telefonische Erreichbarkeit ist auch bei Mitarbeitenden der Stadt München essenziell. Mit der flächendeckenden Ausgabe von 17.640 personalisierten Smartphones (Stand 08.12.2023) und circa 1.400 von mehreren Mitarbeitenden nutzbaren Shared Devices können Beschäftigte mobil, unabhängig und flexibel kommunizieren.
  • Auch bei der Ausstattung fürs Home Office unterstützt die Landeshauptstadt ihre Mitarbeitenden. So haben Beschäftigte die Möglichkeit, Monitore, Headsets, kabellose Tastaturen und Mäuse sowie USB-Hubs für zu Hause zu erhalten. Bisher hat it@M 4.702 Monitore, 5.892 Headsets, 5.887 Kabellose Tastaturen und Mäuse sowie 5.421 USB-Hubs ausgegeben.

Mobiles Arbeiten ist, dank der flächendeckenden Ausstattung mit Hard- und Software, seit 2023 etablierter Standard bei der Landeshauptstadt München.

Das Portal Muenchen.Digital informiert laufend über die Digitalisierung der LHM. Es lädt zu Feedback und Austausch ein. Dieses Angebot will Information, aber auch Interaktion und Diskussion stärken. Neuigkeiten zur Digitalisierung der LHM werden in Blogbeiträgen und Videos verständlich aufbereitet. Externe können sich in Gastbeiträgen äußern. Der CDO (Chief Digital Officer) berichtet über seine Erfahrungen, Eindrücke und Einschätzungen und nimmt Stellung zu Entwicklungen in der IT.

Laufzeit: 2020

Status Abgeschlossen

Mit dem München Portal der Zukunft werden durch den Aufbau von drei Plattformen die Voraussetzungen für eine nutzungsfreundliche, moderne Bereitstellung von Informationen und Verwaltungsleistungen sowie für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen geschaffen: An der Schnittstelle zu den Benutzer*innen des Portals wird eine Plattform aufgebaut, die interessensbasierte, personalisierte Inhalte und einen bedarfsgerechten Zugriff auf Onlinedienste unterstützt. Der Zugriff auf Informationen und Dienste wird durch moderne Lösungen wie z. B. Chatbots vereinfacht. Außerdem werden moderne, interaktive Kommunikationsmöglichkeiten bereitgestellt. Eine Prozess-Plattform ermöglicht die aufwandsarme digitale Unterstützung und Automatisierung von Geschäftsprozessen und damit schnelle und effiziente Leistungen. Sie stellt auch die Funktionen bereit, um Daten aus Registern der Verwaltung zur Nutzung in Prozessen verfügbar zu machen und so das Once Only-Prinzip umzusetzen. Eine dritte Plattform unterstützt die Einbindung und Nutzung verschiedener digitaler Identitäten für die sichere und vertrauenswürdige Anmeldung und Authentifizierung, z. B. Bayern-ID.

Laufzeit: 2020-2024

Angestrebte Ergebnisse:

Das zentrale Ziel des München Portal der Zukunft besteht darin, ein digitales barrierefreies, nutzerorientiertes Serviceportal zu gestalten, über das Stadtgesellschaft und Stadtverwaltung schnell, einfach und effizient interagieren können. Diese Plattform bietet Bürger*innen, Unternehmen und Partner*innen der Stadt durchgehend automatisierte Verwaltungsleistungen an. Unkomplizierte Vorgänge unterstützen die Anliegen und Antragstellung. Zudem ist der aktuelle Bearbeitungsstatus einer angeforderten Leistung jederzeit einsehbar. Rückfragen oder erforderliche Aktionen lassen sich durch einfache und sichere Kommunikation abwickeln.

Status In Umsetzung
Fortschritt
35%
Informationen aus dem Digitalisierungsbericht
Erfolg
  • Im Jahr 2023 hat das Programm ein Fallbearbeitungssystem für den Dialog zwischen Bürger*innen und Stadtverwaltung eingeführt. Mitarbeitende der Verwaltung können mit dem System den Status der Anliegen von Bürger*innen ganz einfach nachvollziehen.
  • Außerdem hat das Programm im vergangenen Jahr den Digitalisierungsweg für die Verwaltung definiert – von der Antragsstellung bis zur Zustellung des Bescheids.
Ausblick 2024
  • Im Jahr 2024 wird das Programm weitere Kontaktformulare, die heute in Gruppenpostfächern bearbeitet werden, in das Fallbearbeitungssystem integrieren. Ende 2024 wird das Programm München Portal der Zukunft laut Beschluss enden. Derzeit werden Maßnahmen und Strategien erarbeitet und die daraus resultierenden Ergebnisse werden anschließend in der Organisation verortet.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) beinhaltet den gesetzlichen Auftrag eine Vielzahl von Leistungen auf Bund-, Länder-und kommunaler Ebene für Bürger*innen und Unternehmen online bereitzustellen. Seit 2020 ist bereits eine Vielzahl von Onlinediensten mit Hilfe des Formularservers, von Fachverfahren bzw. durch Übernahme von Diensten für die Bürger*innen und Unternehmen verfügbar. Die Fachreferate der Stadt München und das IT-Referat arbeiten auch weiterhin gemeinsam daran, die Münchner Verwaltungsleistungen online umzusetzen. Dabei sind die erheblichen Abhängigkeiten zu Bund und Land (z.B. "Einer-für-Alle-Leistungen", Integrationsthemen oder übergreifende Basisfunktionalitäten, z.B. Servicekonten für Bürger*innen und Unternehmen) zu berücksichtigen und zu steuern. Ein weiterer wesentlicher Baustein in der Bereitstellung der Onlinedienste ist eine laufende Optimierung der bereits vorhandenen Dienste, insbesondere in Hinblick auf die Nutzungszentrierung.Die LHM setzt das OZG um. Im Verlauf der Maßnahme haben sich zusätzliche rechtlichen Rahmenbedingungen ergeben (z. B. bayerisches Digitalgesetz und seine Auswirkungen auf Schwerpunkte, Umfang und Fristen). Zudem werden weitere Entwicklungen (z. B. OZG-ÄndG) bei der weiteren Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahme OZG-Umsetzung berücksichtigt.

Laufzeit: 2020-2025

Angestrebte Ergebnisse:

Ziel der OZG-Umsetzung ist es, Bürger*innen einen einfachen, effizienten und barrierearmen Zugang zu digitalen Verwaltungsleistungen zu ermöglichen.  

Status In Umsetzung
Fortschritt
76%
Informationen aus dem Digitalisierungsbericht
Erfolge in 2023
  • Im Jahr 2023 hat das Projekt über 60 neue Onlinedienste für die Stadtgesellschaft zur Verfügung gestellt. Somit stehen nun für die Bürger*innen und Unternehmen insgesamt über 240 Onlinedienste zur Verfügung.
  • Wie zufrieden sind Bürger*innen mit den Online-Diensten der Landeshauptstadt? Die Rückmeldungen über das Online-Feedbackformular zeigen, dass der Großteil der Nutzer*innen sehr zufrieden ist: 83% der Feedbackgeber*innen würden unsere Dienste weiterempfehlen; für 84% sind unsere Dienste verständlich; 80% sind mit unseren Diensten zufrieden.
  • Das Feedbackformular beinhaltete auch konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge, die dem Programm im vergangenen Jahr als Grundlage für die weitere Optimierung, insbesondere in Hinblick auf die Nutzungsfreundlichkeit, diente.
  • Und auch die Statistiken zeigen, dass die Dienste auf großes Interesse bei den Nutzer*innen stoßen: Bisher (Stand 26. November 2023) gingen über 1.400.000 Anträge und Anfragen online ein.

Die Beantragung von Wohngeld und alle Verwaltungsleistungen rund um das Thema Führerschein sind nur zwei von vielen Online-Diensten, die das OZG 2023 erfolgreich umgesetzt hat. Die Landeshauptstadt hat auch deshalb den ersten Preis des Smart-City-Index 2023 gewonnen. Außerdem laufen noch andere Bewerbungsverfahren für diverse Innovations- und Wirtschaftspreise, so etwa La Monarchia, der Erasmus-Grasser-Preis, der Phoenix-Preis oder auch der Münchner Schulpreis.

Ausblick 2024
  • Für das Jahr 2024 sind weitere Online-Dienste in Planung, etwa in den Bereichen Sozialleistungen und Gesundheit. Ebenfalls geplant ist die Optimierung von bereits bestehende Diensten - vor allem in Hinblick auf eine vollständige digitale Bearbeitung der Leistungen.

Über ihr Open-Data-Portal stellt die LHM öffentlich Datensätze zur Verfügung, die kostenlos geladen und weiterverarbeitet werden dürfen. Das bestehende Open Data-Portal wird überprüft und optimiert, so dass zukünftig wesentlich umfassender und aufwandsärmer Datensätze in offenen Formaten und maschinenlesbar zur Verfügung gestellt werden können. Um das Angebot an offenen Datensätzen zu verbessern, soll die Information, Beratung und Unterstützung der Referate, Eigenbetriebe und städtischen Gesellschaften verbessert und ausgebaut werden. Als erster Schritt hierzu erfolgte eine Abfrage bei den Referaten, Eigenbetrieben und städtischen Gesellschaften zur Bereitstellung von offenen Datensätzen.

Laufzeit: 2020-2025

Angestrebte Ergebnisse:

Um künftig noch bessere Datensätze verfügbar zu machen, informiert, berät und unterstützt das Projekt Referate, Eigenbetriebe und städtische Gesellschaften bei der Nutzung aber auch dem Zurverfügungstellen von Datensätzen.

Status In Umsetzung
Fortschritt
65%
Informationen aus dem Digitalisierungsbericht
Erfolge in 2023
  • Die (Meta)-Daten des Open-Data-Portals der Landeshauptstadt München sind jetzt im Open-Data-Portal Bayern zu finden. Mit diesem Schritt sind die Daten nun auch im Deutschlandportal für Deutschland govdata und auch im Europäischen Datenportal sichtbar.
  • Zum Ende des Jahres 2023 stellt das Open-Data-Portal 236 Datensätze zur Verfügung.
Ausblick 2024
  • Mit einer neuen Version der Plattform will das Projekt 2024 zusätzliche Funktionen anbieten; unter anderem soll das Open-Data-Portal künftig wesentlich umfassendere und aufwandsärmere Datensätze zur Verfügung stellen.

Das Personal- und Organisationsreferat erarbeitet ein Qualifizierungsangebot für die Beschäftigten der Landeshauptstadt. Es soll die erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen für die Arbeit in digitalisierten Arbeitsfeldern vermitteln. Dazu gehören Nutzungskompetenz für unterschiedliche digitale Anwendungen und Werkzeuge, Kompetenzen zu neuen Arbeitsweisen und Herausforderungen der digitalen Arbeitsorganisation aber auch Beurteilungs- und Gestaltungskompetenzen für digitale Prozesse, Daten und Informationen sowie neue Technologien. Bei der Ausgestaltung des Qualifizierungsangebots werden die Bedarfe von weniger digital-affinen Personen besonders beachtet.

Laufzeit: 2021-2024

Angestrebte Ergebnisse:

Das Ziel der Maßnahme ist es, die Beschäftigten der Landeshauptstadt mit einem passenden Qualifizierungsangebot bei der Digitalisierung ihres Arbeitsumfeldes zu unterstützen.

Status Abgeschlossen
Informationen aus dem Digitalisierungsbericht
Erfolge in 2023
  • Weiterbildung und persönliche Weiterentwicklung: Mit der Einführung der Talent Management Suite (TMS) steht Mitarbeitenden seit 2023 auch das Modul „Digitales Lernen“ zur Verfügung. Die Lernplattform bietet ein flexibles Lernumfeld – in Form von Videos, E-Learning und Podcast-Formaten – mit dem Mitarbeitende eigenständig neue Kompetenzen erwerben können.
  • Die neue E-Learning-Bibliothek, die Mitarbeitenden über die TMS zur Verfügung steht, bietet Inhalte aus allen Kompetenzbereichen der Landeshauptstadt. Mitarbeiter*innen können somit individuell und bedarfsorientiert auf ein niederschwelliges und sich stets erweiterndes Wissensangebot zurückgreifen. Dies ergänzt das bisherige Seminarangebot.
  • Die Seminarreihe „Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung“ mit acht frei kombinierbaren Modulen steht seit 2023 allen städtischen Mitarbeiter*innen – explizit Nicht-IT-Fachkräften – zur Verfügung. Sie entspricht den Inhalten des Kurses „Digitallotse“, ist aber an die spezifischen Bedarfe der Stadtverwaltung angepasst. Sie führt einstiegsfreundlich in das Thema „Digitalisierung der Verwaltung“ ein und zeigt Rahmenbedingungen, Handlungsfelder und -optionen auf.
  • 2023 fanden im Themenbereich „Digitale Talente“ 104 Seminare mit 1491 Teilnehmer*innen statt.

Highlight ist die Einführung des Moduls "Digitales Lernen" und die dazu bereitgestellte breite Auswahl an hochwertigen E-Learnings.

Ausblick 2024
  • Im Jahr 2024 soll der Bereich "Digitale Talente" noch größer werden. So erhalten die E-Learning-Angebote, etwa die Reihe „Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung“ in Zusammenarbeit mit @M, mehr Inhalte. Außerdem soll das Modul „Digitales Lernen“ auch in Fortbildungsbetrieben zum Einsatz kommen.

Die Landeshauptstadt München ertüchtigt die Infrastruktur für Registerdaten, um sich nahtlos in die bundesweite Registermodernisierungsarchitektur integrieren zu können und damit Verwaltungsleistungen zukünftig noch stärker serviceorientiert und nutzer*innenfreundlich anzubieten. Die im Identifikationsnummerngesetz genannten, kommunalen Register werden entsprechend der Vorgaben des Bundes geführt, um in die Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS)-Infrastruktur und das zentrale Datenschutzcockpit eingebettet zu werden. Bereits bestehende Fachanwendungen und -verfahren werden geeignet an die modernisierten Register angebunden. In diesem Zusammenhang werden analoge Registerbestände sukzessive in digitale Einträge überführt, um eine verlässliche, ortsunabhängige Bearbeitung zu ermöglichen. Mit dem Registermodernisierungsgesetz und der EU-"Single Digital Gateway"-Verordnung wird die Grundlage für serviceorientierte, bürokratiearme und digitale Verwaltungsprozesse gelegt.

Laufzeit: 2024-2028

Status Geplant

Die Daten sind der substantielle Anteil bei der Digitalisierung der Stadt München. Sie tragen zur Transparenz und zur Nachvollziehbarkeit von Verwaltungsvorgängen bei. Sie informieren, steuern und regeln die Verwaltung und sie wirken auch nach außen in die Stadtgesellschaft und bestimmen das Verhältnis und Erlebnis beim Umgang der Kund*innen mit der Stadtverwaltung.

Die LHM organisiert den stadtinternen Umgang mit Daten mittels Datengovernance, die in einem Datengovernance-Konzept für die Stadt München einheitlich geregelt ist. Das Konzept wird zunächst in ausgewählten Pilotprojekten verprobt und im Datenmanagement etabliert. Dafür werden zentrale und sehr datenorientierte Projekte (MPdZ, E-Akte, Digitaler Zwilling, Open Data, Umsetzung Onlinezugangsgesetz, u.ä.) ausgewählt, sowie Projekte, die sich aktuell intensiv mit der Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen mit substantiellen Datenmengen beschäftigen. Mit dem Datenmanagement einhergehend und eng verbunden treibt die LHM den Aufbau eines Datenkatalogs voran, eng verbunden mit den Digitalisierungsvorhaben.

Nach erfolgreicher Pilotierung führt die LHM das Datengovernance-Konzept schrittweise ein und baut damit die Datenmanagement-Funktion stufenweise stadtweit auf. Ein professionelles und bevorzugt auf Open Source basierendes Datenkatalog-Werkzeug wird evaluiert und geeignet eingeführt. Die Daten der Pilotprojekte bilden die Basis für eine weitergehende und kontinuierliche Befüllung des Datenkatalogs mit Daten aus den Referaten. Mit den ersten Befüllungen werden Datenanalysen durchgeführt, um die Datenqualität zu verbessern und damit die Nutzbarkeit der Daten für alle laufenden Digitalisierungsvorhaben zu ermöglichen.

Laufzeit: 2021-2025

Status In Umsetzung
Fortschritt
10%

Die digitale Transformation der Stadt München soll im Sinne der Digitalen Souveränität mittels Open-Source-Lösungen realisiert werden. Ein „Open-Source-Hub“ unterstützt die strategische Einbettung der Open-Source-Aktivitäten und Lösungen in der Stadt München. Der Hub koordiniert u.a. die Themen, die in der Open-Source-Factory bearbeitet werden, und dient als Anlaufstelle für weitere Open-Source-Aktivitäten.

Laufzeit: 2021-2024

Angestrebte Ergebnisse:

Abhängigkeit von Herstellern verringern, digitale Souveränität erhöhen: Mit diesen Zielen nutzt die Landeshauptstadt München Open-Source-Software – und veröffentlicht diese auch zur freien Verfügung unter opendata.muenchen.de. So will die Stadt außerdem Transparenz und Offenheit fördern sowie die Hürden senken, mit anderen Kommunen oder Behörden zusammenzuarbeiten.

Status In Umsetzung
Fortschritt
80%
Informationen aus dem Digitalisierungsbericht
Erfolge in 2023
  • Das IT-Referat der Stadt München hat mit der Open-Source-Factory (OSF) eine innovative Plattform geschaffen, um zukunftsweisende Themen in Open-Source-Code umzusetzen. Hier evaluiert das Team der OSF mit digitalen Prototypen Problemstellungen der Landeshauptstadt. Sollte sich eine Lösung als erfolgreich erweisen, entwickeln aufstrebende Gründer*innen-Teams oder stadtinterne Ansprechpartner*innen diese weiter. Außerdem ist der Quellcode nach dem Projekt öffentlich als Open Source nutzbar.
  • Seit 2021 entwickelt das IT-Referat der Landeshauptstadt München eigene Software als Open-Source-Software öffentlich bei GitHub und bei Opencode. Die inzwischen fast 80 Veröffentlichungen bieten eine sehr niederschwellige Möglichkeit, die Software der Landeshauptstadt zu sehen und zu erleben. Aktuell gibt es schon erste Kontakte mit anderen Kommunen und IT-Dienstleistern der öffentlichen Hand, die sich für den Einsatz der Software interessieren.
  • In diesem Jahr gründete die Stadt das Open-Source-Program Office als neue Organisationseinheit bei it@M. Zu den wesentlichen Aufgaben des Program Office gehören das Management der internen Open-Source-Community, die Kontaktpflege zu anderen Playern der Open-Source-Szene, die Klärung rechtlicher Fragen und die Koordination der öffentlichen Auftritte rund um das Thema Open-Source-Software.
  • Seit November 2023 steht der Open Source Report der Landeshauptstadt München öffentlich zur Verfügung. Er zeigt auf, welche Open-Source-Software die Landeshauptstadt nutzt, zu welcher Open-Source-Software sie beiträgt und welche Software sie selbst als Open-Source-Software veröffentlicht.
  • Das Competence Center Software-Engineering, die IT-Rechtsabteilung und der örtliche Datenschutz von it@M haben 2023 einen Leitfaden erstellt. Dieser dient als Orientierungshilfe und bietet Handlungsempfehlungen für kommunalrechtliche, lizenzrechtliche, vertragliche, datenschutzrechtliche, urheberrechtliche und haftungsrechtliche Fragestellungen bei der Eigenentwicklung von Open-Source-Software.

Die Landeshauptstadt München ist eine der ersten Behörden, bei der Software-Entwickler*innen ihre Software öffentlich entwickeln. Das bedeutet, dass Software nicht erst nach ihrer Fertigstellung, sondern bereits während der Entstehung öffentlich einsehbar ist.

Ausblick 2024
  • Für interessierte Mitarbeiter*innen anderer Organisationen bietet die Landeshauptstadt 2024 ein sogenanntes Open-Source-Sabbatical an. Nachdem die rechtlichen Rahmenbedingungen final verfasst sind, haben Interessierte die Möglichkeit, zeitlich begrenzt und gegen ein Honorar an Open-Source-Projekten mitzuwirken. 2024 steht dem Projekt eine Gesamtsumme von 85.000 € für Honorare zur Verfügung, die das Open-Source--Program-Office nach festgelegten Kriterien vergibt.

Die Stadt München modernisiert ihre bisherigen Finanz-, Logistik- und Immobilienprozesse unter Einsatz der Software SAP S/4HANA. Dabei werden die über viele Jahre gewachsenen Prozesse so weit wie möglich und sinnvoll standardisiert, simplifiziert und digitalisiert. Nach der Einführung von S/4HANA steht ein technisch zukunftsfähiges und benutzungsfreundlicheres IT-System zur Verfügung. Es ermöglicht die verstärkte Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen und somit perspektivisch eine Vereinfachung der täglichen Arbeit. Gleichzeitig verringert sich aufgrund der geringeren Abweichung vom Standard der technische Aufwand für den Betrieb der SAP-Landschaft. Mit der Umstellung auf S/4HANA werden deutlich effizientere Abläufe ermöglicht und ein intelligenter Mehrwert für die Stadtverwaltung geschaffen, z.B. die durchgängige elektronische Rechnungsverarbeitung (inklusive digitaler Unterschrift), eine integrierte Haushaltsplanung und auch die Ablösung und Neugestaltung der Steuerfachverfahren. Die LHM trägt damit zu einer modernen und attraktiven Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter*innen bei und schafft die Grundlage für neue digitale Services, von denen Bürger*innen und Firmen profitieren werden.

Laufzeit: 2020-2025

Angestrebte Ergebnisse:

Das nutzungsfreundliche System setzt auf Automatisierung, die Mitarbeitenden in diesen Bereichen in Zukunft die tägliche Arbeit erleichtert. Im weiteren Verlauf sollen diese Digitalisierungen auch die Grundlage für Online-Services bieten, von denen auch Bürger*innen und Firmen profitieren.

Status In Umsetzung
Fortschritt
69%
Informationen aus dem Digitalisierungsbericht
Erfolge in 2023
  • Auch im vergangenen Jahr veranstaltete das Projekt mehrere Workshops zur SAP-Lösung neoFIN. Das Ergebnis: mehr als 1.800 Anforderungen der Fachbereiche an Prozesse und Systeme. 2023 konnte das Projekt bereits einen Großteil der Anforderungen ins System implementieren.
  • In der zweiten Jahreshälfte 2023 hat das Projekt begonnen, den Fachbereichen die im System umgesetzten Prozesse in sogenannten "Show and Tell"-Veranstaltungen vorzustellen.
  • Ebenfalls in 2023 hat das Projekt anschauliche Anleitungen zu wesentlichen Geschäftsprozessen – sogenannte User Journeys – entwickelt. Diese Vorlagen helfen den Mitarbeitenden der Fachbereiche, die neuen Abläufe zu verinnerlichen und den täglichen Ablauf zu vereinheitlichen.
  • Das Projekt hat die elektronische Signatur integriert, um Rechnungen künftig elektronisch zu bearbeiten und zu signieren. Mit dem GoLive ist dadurch mit einer wesentlichen Zeitersparnis und weniger Aufwand beim Bearbeiten von Rechnungen zu rechnen.
  • Beinahe abgeschlossen ist die Modernisierung der Schnittstellen zu über 80 Fachverfahren. Das standardisierte System soll eine leistungsstarke Basis gewährleisten, die sich dauerhaft warten und optimieren lässt.
Ausblick 2024
  • Mit der Entwicklung der neuen Schnittstellen und nach umfangreichen Tests, bindet das Projekt 2024 die umliegenden Fachverfahren an und überführt alle Daten in das neue System. Mithilfe der User Journeys erhalten die mehr als 3.000 Nutzer*innen bereits umfangreiche Schulungen zu den Prozessen und der Bedienung des neuen Systems.

Mit neoHR optimiert, digitalisiert und modernisiert die LHM ihre Personal- und Organisationsarbeit. Zur einfacheren und besseren Gestaltung der Services für die Beschäftigten sind alle Möglichkeiten der Digitalisierung auszuschöpfen und neu zu denken. Alle städtischen Beschäftigten müssen auf geeigneten Wegen Zugang erhalten, egal ob im Büro, einer Schule, KITA oder im Außendienst. Mit dieser Grundlage entstehen neue Plattformen, die den Beschäftigten zur Selbstnutzung zur Verfügung stehen. Wichtig für die Digitalisierung sind hierbei klare Ende-zu-Ende-Verantwortungen mit möglichst wenigen Prozessschritten und Prozessrollen. Mit schlanken und effizienten Prozessen und einem innovativen sowie werteorientierten Arbeitsumfeld generiert die LHM eine zukunftsfähige Arbeitswelt. Integraler Bestandteil des Programms neoHR ist ein umfassendes Changemanagement, welches die stadtweiten Veränderungsprozesse durch zielgruppenorientierte Angebote unterstützt. Die HR-Digitalisierungsprojekte sind im Programmbereich Technologie & Service verankert. Das Team verantwortet und synchronisiert die IT-Vorhaben im Personal- und Organisationsreferat im Sinne einer optimal unterstützten, digitalisierten, medienbruchfreien HR-Administration. Durch optimierte, automatisierte Prozesse wird die HR Arbeit künftig erheblich schneller und effizienter. Ziel ist es, die Landeshauptstadt
München in die Lage zu versetzen, mit den aktuellen Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt Schritt zu halten, indem die Digitalisierung und Neuordnung der Personal-und Organisationsarbeit umgesetzt, attraktive Arbeitsplätze mit durchdachten Karrieremöglichkeiten geschaffen und eine am modernen Arbeitsmarkt orientierte Führungskultur etabliert werden.

Laufzeit: 2020-2025

Angestrebte Ergebnisse:

Ziel des Programms ist es, die Landeshauptstadt München in die Lage zu versetzen, mit den aktuellen Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt Schritt zu halten, indem die Digitalisierung und Neuordnung der Personal- und Organisationsarbeit umgesetzt, attraktive Arbeitsplätze mit durchdachten Karrieremöglichkeiten geschaffen und eine am modernen Arbeitsmarkt orientierte Führungskultur etabliert wird.

Status In Umsetzung
Fortschritt
63%
Informationen aus dem Digitalisierungsbericht
Erfolge in 2023
  • Die SAP Talentmanagement Suite (TMS) ist eine sichere Cloudlösung zur Verwaltung von Personaldaten. Bereits vier Module der TMS sind in München im Einsatz: die digitale Personalgewinnung, Leistung- und Ziel-Monitoring von Mitarbeitenden, eine E-Learning-Plattform, Mentoring und Führungsfeedback.
  • Alle Themen rund um Personalservices sollen künftig über die Plattform Life Ray laufen. Folgende Prozesse können Mitarbeitende künftig eigenständig über dieses Portal beantragen beziehungsweise bearbeiten: Antrag auf Fahrkostenzuschuss, Antrag auf mobiles Arbeiten und Homeoffice, Änderung der Bankdaten, Abruf der Arbeitgeberbescheinigung. Außerdem nahm der Chatbot „Kindl“, der Mitarbeitenden Fragen rund um HR-Themen beantwortet, bereits 2023 den Dienst auf.
  • Der Roll-out von ATOSS Ases, als Teil des Workforce Managements, für insgesamt 20.000 Mitarbeiter*innen ermöglicht es diesen, Arbeitszeiten elektronisch zu erfassen und Urlaubsanträge digital zu stellen. Derzeit in der Entwicklung befindet sich eine Smartphone App, über die Beschäftigte ebenfalls Arbeitszeiten erfassen und Urlaub beantragen können.
  • Auch der Arbeitsschutz wird digital: Die Software Quentic bietet Unterweisungen rund um das Thema Arbeitsschutz online.
  • Ebenfalls in Planung ist ein System, mit dem sich Stellen online und anonym bewerten lassen.

Die Talentmanagement Suite (TMS) bietet eine gesamtheitliche Lösung, die Mitarbeitende in allen Beschäftigungszyklen begleitet. Das Roll-out des internen Chatbots bietet allen Nutzer*innen HR-Service rund um die Uhr.

Ausblick 2024
  • 2024 kommen in allen bereits eingeführten Systemen Erweiterungen hinzu: In der TMS geht unter anderen das Modul „Onboarding“ an den Start, das Bewerber*innen sofort in engen Kontakt mit der Landeshauptstadt bringt. Die E-Akte soll weitere Funktionen erhalten, in der digitalen Zeiterfassung sind künftig unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, bei Quentic weitere Prozesse verfügbar. Ebenfalls in Planung ist ein Reisemanagementsystem und der Roll-out