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Zuständigkeiten-neu-denken

Kompetenzen bündeln

Zusammen, was zusammengehört: weniger Verwaltungs­aufwand, einheitliche Bearbeitung, mehr Servicequalität.

Klare Strukturen, verlässliche Ergebnisse.

 

Die Bündelung von Aufgaben ermöglicht eine zentrale Bearbeitung von Personalprozessen mit klaren Zuständigkeiten. Das reduziert Schnittstellen, entlastet Mitarbeitende und erhöht die Servicequalität für alle Beteiligten.

 

Mehr Effizienz, weniger Komplexität.

 

Die Vereinheitlichung der Abläufe vermeidet Doppelstrukturen. So profitieren alle von schnelleren Prozessen, direktem Zugang zu Informationen und Services sowie einem reibungslosen Arbeitsablauf.

 

Zusammenarbeiten, gemeinsam besser werden.

 

Die Zentralisierung von Aufgaben ist ein Gewinn für die ganze Stadtverwaltung – sie schafft Raum für strategisches Arbeiten, vereinfacht die Kommunikation und sorgt für verlässliche Standards.

Schmuckbild Zuständigkeiten

Personal- und Organisationsreferat: Volle Unterstützung für die Stadtverwaltung

Aufgaben des Personal- und Organisationsreferats im Überblick

Der digitale Antrag auf Fahrkostenzuschuss ersetzt den bisherigen Antrag in Papierform und ermöglicht eine erhebliche Einsparung von Arbeitszeit und Ressourcen. Der Antrag auf Fahrkostenzuschuss zählt zu den am häufigsten genutzten Anträgen der LHM.

 

Die neuen digitalen Anträge lassen sich wesentlich effizienter bearbeiten. Bewährungsprobe war der Start des DeutschlandticketJob im Mai 2023 mit einer großen Anzahl von Anträgen, die in kurzer Zeit bearbeitet werden konnten.

 

Die Zentralisierung des Fahrkostenzuschusses hat die Bearbeitung deutlich optimiert. Statt bisher rund 250 Kolleg*innen in den Referaten übernehmen nun vier Expert*innen zentral die Abwicklung. Das reduziert den Verwaltungs­aufwand erheblich, sorgt für eine einheitliche Bearbeitung und erhöht die Effizienz und Servicequalität für die Beschäftigten.

Das Beantragen von Dienstreisen und Fortbildungen außerhalb der Stadtverwaltung war in der Vergangenheit sehr zeit- und ressourcenintensiv. Der Prozess erforderte eine große Menge an Papierdokumenten. Mit der Einführung des digitalen Reiseantrags hat sich das geändert.

 

Alle erforderlichen Informationen können nun schnell und einfach in ein digitales Formular eingegeben werden. Benötigte Dokumente können direkt hochgeladen werden, bei Bedarf startet ein automatisierter Workflow. Innerhalb weniger Tage ist der Antrag vollständig genehmigt und die Tickets können bestellt werden.

Die elektronische Zeiterfassung für die DV-Flex-Beschäftigten ist mittlerweile in allen Referaten erfolgreich etabliert, was in hohem Maße auf die wertvolle Unterstützung der Zeitbeauftragten in den einzelnen Referaten zurückzuführen ist.

 

Diese Personalbetreuer*innen übernehmen nun zentral im Personal- und Organisationsreferat die Verantwortung für die Zeiterfassung sowie den dazugehörigen Betreuungsservice. Durch ihre kompetente Betreuung wird der gesamte Prozess effizient und reibungslos gewährleistet.

Seit Mai 2023 haben alle Beschäftigten die Möglichkeit, ihre Bankverbindung für die Gehaltsüberweisung bequem online im Self-Service zu aktualisieren. Jährlich werden stadtweit rund 6.650 Änderungen der Bankverbindung vorgenommen.

 

Der neue digitale Self-Service spart nicht nur Zeit und Papier, sondern reduziert auch den Verwaltungsaufwand erheblich. Das umständliche Ausfüllen, Weiterleiten, Bearbeiten und Ablegen von Formularen gehört der Vergangenheit an.